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クラス会での幹事の役割について

クラス会の幹事はクラス会の日程調整や会場探し、予算、参加人数の把握、案内状の作成と送付、クラス会で行う出し物など、全てを決めなくてはいけない仕事です。
これを全て1人でやるには難しいと思います。
そこで円滑にクラス会の計画から運営をスムーズに行うためにはどうすれば良いかを
下記の5ポイントにまとめてみました。
クラス会の幹事の人選びなどの参考にしてみてください。

ポイント1

幹事メンバーを決める。
会場選び役。 会計役。 案内状作成役。
人数調整役。など、業務に応じて役割分担をすると良いでしょう。

ポイント2

日程や会場場所を決める。
日程はお盆や大型連休など遠方の人が帰省しやすい時期に日程を合わせる。
会場場所は世代や学校を考慮して交通アクセスが便利な立地を選ぶ。
大学なら老舗のホテル。
中学、高校の50人以上のクラス会ならレストラン。
若い世代のクラス会なら居酒屋。
人数はおおまかに100人なら100人と会場を抑えることがポイントです。
会場は、多くの要望に柔軟に対応していただけるため、結婚式で使われるようなホテルやレストランがオススメです。人数調整の相談や、ゲームやアイテムの用意などの打ち合わせもできますし、当日に車で来る人やお酒が飲めない人に合わせてソフトドリンクやノンアルコールの調整、案内状にアレルギーの有無の確認も記載したらどうかというアドバイスなども頂けます。

ポイント3

予算の立てる。
料理、ドリンク、案内状の印刷代、会場費、写真代や発送代、当日のキャンセルのことを考えて若干高めに設定しましょう。お金が余った場合、二次会にまわすことができます。

ポイント4

案内状を作成する。
卒業アルバムなどで、クラス会の住所録を作成します。最近の卒業アルバムには住所を載せないことが多いこともあり、Facebookでのグループ機能を使ってクラス会のメンバーにクラス会の案内を記載するという方法もあります。
私が参加した同クラス会ではFacebookを利用していました。女性で結婚されめ苗字が変わっている人がいらっしゃるので、その場合にFacebookを使うと見つかりやすいメリットがあります。

ポイント5

当日は予想外のアクシデントに見舞われる可能性があります。
会場には早めに入り、受付の準備やクラス会の流れの最終チェックをしましょう。
特にお金の徴収には時間がかかったり、トラブルが起こりやすいので、会費は受付と一緒に徴収することをオススメします。

いかがでしょうか。
クラス会の幹事はやる仕事が多く、とても大変です。しかし苦労して成功させたイベントこそ、成功した時の喜びは大きいものです。準備には十分気を遣って、楽しいクラス会にしてくださいね。

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