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打ち合わせを効率化するためにしておくべきこと

ビジネスで打ち合わせをする機会は、多くの人にあると思います。
何度も打ち合わせに参加していると「もう少し効率化できないものか?」と感じることもあるのではないでしょうか。

頻繁に打ち合わせを行っていると、ついついマンネリ化し、ダラダラしてしまうことも少なくありません。
そこで今回は、打ち合わせを効率化するためのアイディアをご紹介します。

時間を守る

打ち合わせが日常的にあると「ちょっとくらい遅れても大丈夫だろう」と思う人がでてきます。
みんながそう思っていると、打ち合わせの開始時間も遅れてしまいますし、結果として、終わる時間も遅くなってしまいます。

全員が時間厳守を心がけるようにすれば、それだけで時間が短縮されます。
あらかじめ「○時から○時まで」と設定しておき、必ずその時間を守るようにしましょう。

資料はあらかじめ配布しておく

打ち合わせが始まり、そこで資料を配付すると、目を通すだけで時間がかかってしまいます。
全員がただ目を通すだけならば、わざわざ集まる必要はありませんよね。

そのため、打ち合わせに用いる資料などは、あらかじめメールなどで配布しておいた方が効率がいいです。事前に目を通しておくことで、スムーズに打ち合わせを始めることができます。

議題を明確に

打ち合わせをしていると、ついつい話が横道にそれてしまうことがあります。
そのまま脱線してしまうと、本来終わらせるはずだった議題が時間内に終わりません。

そのときに話すべき議題は明確化しておき、それだけに集中するようにしましょう。

まとめ

大げさな取り組みをしなくても、ちょっとした意識の変化で打ち合わせは効率化することができます。
ついついダラダラしてしまう打ち合わせについて、もう一度見直してみませんか。

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