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ダラダラしない!効率的な会議の進め方とは

職場やサークルなど、様々な場面で会議は行われます。しかし進め方が上手くないと何も決まらずに時間だけが過ぎてしまうことも。そこで今回は「効率的な会議の進め方」について考えていきたいと思います。

ダラダラしない!効率的な会議の進め方とは

会議にはたくさんの不満がある

会議においては様々な不満があるものです。例えば「時間通りに進まない」ということや「特定の人だけが喋り続ける」ということ。「中身のある発言があまりない」などです。このようなことばかりの会議ですと、参加者のモチベーションも下がってしまいます。会議に対する意識も低くなってしまいがちです。

会議のためのルールづくりが必要

そこで、会議の進め方を上手にするためには事前にルールを策定しておくことが大変重要です。ルールを決めておくことで進行がスムーズになり、有意義な会議とすることが出来るでしょう。それでは、どのようなルールを策定すればよいのでしょうか?

資料を事前に配布しておく

会議では必ずと言っていいほど、資料を配布することでしょう。または、スライドで説明などをするかもしれません。これも「効率的な会議の進め方」という観点で考えると工夫の余地があります。まずは「資料は事前に配布しておく」ということです。資料を読むために必要な時間は人それぞれです。また、全員がその場で読んでいるのを待つのは無駄です。スライドを使う場合は、要点の補足などに留めましょう。

開始、終了時間を厳守してもらう

会議の進め方で大切なのが「開始、終了時間」です。会議が始まったら必ず即時、問題点や疑問点などの提起をスタートしなければいけません。それができるのは当然、資料が事前にあり、各自が熟読して頭に入っているからです。そのような会議であれば、要点だけを話し合うことでスムーズに進行していきます。結果として終了時間も早くなるでしょう。

必ず議事録を作成する

会議を進める際に重要なポイントが「議事録」です。会議の中では決定事項がいくつも出てくるものです。それらのポイントをまとめ、その時点で決まったことを後で蒸し返さないように「記録」として残しましょう。決まらなかったこと、保留だったことも「その理由」が大切ですから必ず残します。こうすれば、何かが決まらなくても安心して解散することができます。

全員に発言の機会を設ける

会議へのモチベーションと意義を高める上で大切なのが「全員が発言する」ということです。このためには司会役が明確にいることが大切です。それがトップが一人で喋る「決定事項報告会」ではないことが大切です。会議とは「議論、討議をする場」ですから、多くの参加者が発言をして化学反応を起こすことが大切です。新人などが発言する機会を奪いやすくならないように、参加する意味を全員が感じられるような会議を目指しましょう。

参加者全員に関係ない議論は別途行う

会議は特定のテーマがあって行われるものですが、しばしばメインテーマのためのサブテーマが突然提起されることがあります。そしてそれは、参加者の一部だけが主体となるものだったりします。このような話し合いは会議の進行の妨げになりますし、その当事者のみで行われるべきです。司会はそれを感知したら「それはAさんとBさんで後ほどご検討いただけますか」などと促し、メインテーマからそれないようにしましょう。もしそのサブテーマがメインテーマにとって大変重要な案件であれば、一旦解散すべきです。

必要なことだけを話すのが大切

いかがでしたでしょうか。会議では不要な話が半分以上、ということもよくあります。人が集まるだけでもコストがかかるものですから、脇道にそれるようなことのないように、スムーズな進行を心がけましょう。

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