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効率も評価も爆発的にアップさせる会議の進め方

会議を開いても進め方がわからず思ったように活発な議論がなされなかったり、参加者のモチベーションが低いなんてことはありませんか?ここでは会議の進め方を見直して会議の効率やあなたの評価をグンとアップさせる方法をご紹介します!

効率も評価も爆発的にアップさせる会議の進め方

全員に関係のあることだけを議題にする

まずは、会議の参加者のモチベーションが低くなる要因を考えてみましょう。もし自分がその場にいてもいなくても全く関係ないと感じていたら、当然モチベーションは低くなりますよね。頭を働かせる必要もなくなり、居眠りをしてしまう人も出てくるかもしれません。そんな参加者に注意をする前に、会議の進め方が悪いのではないか?という風に見直しを入れましょう。基本的には会議では参加者全員に関係のあることを議題にするべきです。全員が知っていて、議論に参加して欲しいものだけを議題にします。例えば「決定後に周知すれば良いメンバー」まで会議に集めている場合は結構あるものです。

議題に合わせて会議を段階的に行う

会議のメンバーを途中から増やしたり、減らすというのも良い選択です。例えば議題によっては、途中から特定の人に意見を求めてもらったり、最初の説明の時にだけいて欲しい専門的な情報を持ったメンバーなどを必要とする場合があります。その人達も他のスケジュールがありますので、特定の時間だけいてもらうなど、可能な限り個人の負担を少なくする努力が必要です。こうすることで「自分はなんのためにここにいるんだろう?」と感じて退屈してしまうことを防ぎます。このように進め方を工夫するだけでモチベーションは上げられるのです。

議題はわかりやすくする

例えば警察が殺人事件などの捜査本部を置く時は「○○町殺人事件捜査本部」のように「誰が見てもあの事件だとわかる名前」をつけます。会議においてもテーマ、議題はなるべくわかりやすくすることが重要です。会議のテーマが何なのかがわからなければ、当たり前ですが参加者も意見が出しにくいものになってしまうでしょう。議題について質問されてしまうようではその会議の進め方としては落第点になってしまいます。

意見を出しやすくする工夫を行う

参加者が一度も発言をしない会議は会議ではありません。それは報告会です。もし、会議をしたいのであれば、それぞれの参加者が意見を出せる環境を作ることが大切になります。進め方としてはまず「発言を促す」ということの他にも「発言を遮らないこと」を皆に守ってもらうことが必要です。会議には必ず進行役の司会を設け、発言のない人には「○○さんはどう思いますか?」といった形で発言を求め、誰かが発言している間に割り込んでくる人が出ないように「他の方がお話されている際には最後までお聞きください」というような一言を開始の挨拶で行っても良いでしょう。

簡単にでも議事録を作成する

会議が上手く行ったにせよ、あまり収穫がなかったにせよ、貴重な時間をその会議に使ったことには変わりありません。その会議から得られたものをまとめましょう。それが「議事録」です。議事録は会議の進行上どのような議論があったのか、そしてどうやって決定したのかなどを、他の人に説明できる資料となります。また、司会が進行上で反省するための教材でもあるのです。議事録を使って決定事項の周知のための資料を作ることが大切です。自分の中で都合よく処理してしまうと「え、そうだったっけ?」ということになってしまいます。特に作成を義務付けられていない場合でも、議事録はしっかり残しておきましょう。

「参加してよかった」と思える会議を

いかがでしたでしょうか。会議の進め方が上手い人が仕切る会議は、驚くほど活気に満ちて、有意義なものとなります。「君に進行を任せて正解だった」と上司からの信頼は更に増すはずです。是非そんな会議を目指してくださいね。

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