日程調整サービス『調整さん』が運営する新しいメディア

失敗しない忘年会・幹事のコツとは?

忘年会の幹事になっちゃった!幹事ってあまりしたことがないからどうすればいいのか?と悩んでいる方も多いと思います。忘年会の幹事が苦手といっても難しいことはありません。幹事のコツをご紹介します。

失敗しない忘年会・幹事のコツとは?

忘年会の幹事・お店選び

幹事として最優先にしておきたいのは、いち早く会場を押さえることです。予約の段階で、忘年会の参加人数は正確でなくてもいいのです。およその人数は把握できるのでとにかくお店を押さえておきましょう。お店選びに自信のない方は、昨年と同じもしくは、一昨年と同じお店にしておきましょう。人数が多いほどお店選びの冒険はやめておきましょう。

忘年会の幹事・会場予約

忘年会シーズンは、何かいいところないかな~と考えているうちに人気のお店は予約が埋まってしまいます。日にちも忘年会を行うメンバーによりますが、大体都合のいい日取りというものがあります。どのようなケースでも全員参加というのは案外難しく、欠席があって当たり前くらいに思っておきましょう。幹事の権限でこの日と決めてしまえばいいのです。

忘年会の幹事・連絡

忘年会をすることが決まったら、参加メンバーへの連絡をします。メールやLINEで告知することになるのですが、今は、幹事に便利なアプリの使用もおすすめです。参加者の都合の良い日のアンケートをとって決めることもでき、お店についても簡単に告知ができます。ここで肝心なのは、参加者の返事の期限を決めることです。期日まで返事がない場合は不参加と受け取りますと告知しておくとルーズな人への催促にもなります。

忘年会の幹事・コース選び

食事とコースは特別でない場合は無難に選んでおいたほうがいいです。予算内で収めなくてはいけないので、コース選択をすると明瞭会計ですし、会費の告知もスムーズです。コース及び飲み放題以外のオーダーは自己負担などの制限も決めて告知しておかなくてはいけません。個別の追加オーダーによる不公平、予算オーバーを防ぐためです。お酒が飲めない方、アレルギーの方には個別に対応という形にします。

忘年会の幹事・会費徴収

忘年会の告知は日時、会場、会費を一度に知らせます。忘年会の規模にもよりますが、会費は出来たら前日までに徴収するとスムーズです。前日でしたら会場のお店にたいして人数の変更ができる場合もありますし、気まぐれな当日キャンセルを防ぐ目的もあります。忘年会の終了間際の会費徴収は、お釣りの準備も面倒で、貰い忘れがあるのでNGです。

忘年会の幹事・催し物

泊りがけで忘年会をするのならともかく、忘年会会場の時間制限があるので飲んで食べて喋っているうちに時間が立ちます。そして人数にもよりますが、参加者がお店を出るときは時間が、かかります。幹事に不慣れな方は、1次会では時間はないものとし、特別な催し物は、避けたほうが無難です。2次会の参加人数の調整、手配のほうが忙しいです。

忘年会の幹事・当日

幹事は、忘年会に参加していても参加者のように座っていられません。お店の人と打ち合わせ、遅れてくる参加者への案内などもあります。司会をする幹事の方もいますが細かい用事が多いので、司会は別の方にお願いしてもいいと思います。幹事は忘年会の裏方です。しっかり幹事をこなす姿を見ている人の「お疲れ様、ありがとう。」のお酌で労われます。

忘年会の幹事はやりがいがある

幹事をして無事忘年会が終わったあとに、達成感を感じる方もいます。日時、場所、会費徴収のポイントさえ押さえておけば幹事はそう難しいものではないのかもしれません。100%みんなが満足することを求められると無理がありますが、決められた中で楽しみましょうという姿勢を貫くこともコツかもしれません。

この記事を読んだ方はこんな記事も読んでいます