日程調整サービス『調整さん』が運営する新しいメディア

同窓会の幹事になった!けど何をやったら良い?

同窓会の幹事になったけど、やることだらけで頭がごちゃごちゃになっている人はいませんか。やることは順番を決めれば、少しでもスムーズに進めることができます。そこで今回は同窓会の幹事がやることを、順番に確認していきましょう。

同窓会の幹事になった!けど何をやったら良い?

案内状が出揃ったら、正確な参加人数を確認

無事に案内状を送り終え、全員から返信が来たら参加人数確認に入りましょう。正確な参加人数を確認することで恩師への贈り物数がわかり、会場への報告をすることができます。しかし人数確認はこれで終わりではなく、参加者数はキャンセルなどで変更になることもあります。変更があった場合は、すぐにメモなどを取って覚えておくように。

会場への最終連絡、贈り物の準備

参加人数が確定したら、会場に最終連絡をしましょう。会場側は最終人数が確定した時点から準備に取り掛かりますので、遅くても1週間前までには連絡をするように。このとき前回報告時と最終報告時で人数が違うと、合わない人数分の追加料金を請求されることもあります。急な人数のズレをできるだけ防ぐために、出欠連絡の最終期限を設定しておくと良いでしょう。恩師への贈り物については急に参加する人も出るので、予定より多めに準備しておけば当日困らないでしょう。

当日の会費徴収はスムーズに

いよいよ同窓会当日、課題は会費の徴収です。ここで金額が予定とズレている場合、幹事の出費で金額を合わせなくてはいけなくなります。幹事の出費にならないよう、作成した名簿や案内状を確認しながら、正確に金額を徴収できるようにしましょう。

進行は時間の余裕を持って

参加者が出揃ったら、いよいよ同窓会本番。幹事もリラックスしながら、楽しい時間になるよう司会進行をしていきましょう。ただし楽しすぎて予定時間を超えると、超えた分の料金が発生するので注意が必要。思い切り楽しんでもらうことを最優先しながら、時間の余裕を持って進められるようにしましょう。

写真撮影、そして会場への支払い

楽しい時間は写真に収めたいものなので、写真撮影の準備もしておきましょう。少人数の撮影なら幹事がやっても良いですが、参加者全員の集合写真は、プロのカメラマンに頼んで綺麗に撮ってもらう方が良いです。そして同窓会が終わったら会場に使用料の支払いを。ここでは最終的な参加人数を報告、過不足がないように支払いを済ませましょう。

うまく協力を仰ぎながらやっていこう

以上が同窓会幹事のやることリストですが、これらのことを全て幹事1人でやるには無理があります。他の出席者などの協力をうまく仰ぎながら、楽しめる同窓会を企画できるようにしていきたいですね。

この記事を読んだ方はこんな記事も読んでいます