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【懇親会の幹事向け】案内状の出し方に困った時は…

冬は忘年会や新年会、春は送別会や歓迎会など、季節が巡るごとに懇親会の機会も増えてきますね。案内状を出さなければならないけど、内容はどうすれば良いの?悩める幹事さんのため、懇親会の案内状作成のための方法をレクチャーします。

【懇親会の幹事向け】案内状の出し方に困った時は…

案内状を作ろう~記載すべき内容:〆の記述

懇親会に出欠の返答が必要な場合は、案内状の中に必ず返答期限を盛り込みましょう。これを忘れると主催側が一人ひとりに聞いて回らなくてはならなくなり、時間がかかり大変なことに…。案内状には返信先の情報として、『担当者の名前』、『電話番号などの連絡先』、最近だと『メールアドレス』もあると電話がしにくい方にも有り難いでしょう。もし返信用の宛先や封筒を準備する場合は、宛名の自分の名前には必ず『様』ではなく『行』と書いておくことがマナーです。

案内状の返信にもマナーがある

招待状をもらった側にも返信のマナーは存在します。職場の懇親会となると最低限のマナーを守っていればさほど堅苦しく考える必要も無いでしょう。しかし、結婚式や何らかのパーティーなどで出欠の返事を返さなければならないとなると話は別。返信ハガキの書き方にも多くの決まりごとがあるのです。現代ではインターネットで検索してマナーを確認できる便利な時代。現在いい大人である方も、これから大人になる若者も、一度は目を通しておくようにしましょう。

<番外編>気心知れた仲間内の懇親会は…?

<懇親会>とは、参加した人々が親しみを深めるための会のこと。堅苦しい名称で表していますが、簡単に言ってしまえば<仲間内の飲み会>も同じ役割と言えるでしょう。しかし、仲間で集まるだけというのに書面を用意するのは気が引けますね。親しい仲間内の懇親会の場合は、メールやSNSで気軽に通知しても良いでしょう。ただし、SNSを利用する場合、必要に応じてグループ機能を使うなど第三者から見えない場所で行いましょう。予定に無い人が突然来てしまったりと、トラブルに繋がる可能性も否めません。

案内は懇親会の内容にあった方法で!

会社のかしこまった懇親会の案内なら書状で。仲間内の気軽な会ならメールやSNSで。懇親会の案内に決まりなんて無いのです。それぞれの集まりにあった方法で情報の周知を行いましょう。最終的には参加者全員に伝われば目的は達成ですよ!

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