新年度は、新入社員や人事異動や転勤などで、職場に新しく仲間入りする職員が加わり、何かとバタバタする時期でもありますよね。そんな中、新しく職場に配属された方々への歓迎の意を込めて、歓迎会を開くことも多いと思います。自身が職場の歓迎会の幹事になった場合、当日の司会進行はもちろん、事前に社員に歓迎会の案内を送るなど、幹事の役割はさまざまです。
特に、案内文を作成するのに、どのような文面にしたらいいか悩むこともあると思います。今回は、歓迎会の案内文についてまとめました。
案内状の役割
案内状には、以下の役割があります。
・通知する・・・目的、内容、主催者、日時、場所、費用などを知らせる。
・招待する・・・迎えられる側の方々には、招待状形式のものを用意する。※招待者には、費用は知らせない。
・出欠の有無を尋ねる・・・会場の広さや料理の数、その他用意する物や予算に大きくかかわってきます。
上記を必要事項を、案内状に組み込む必要があります。
案内状は早めに出す
歓迎会の内容が決まり次第、案内状はなるべく早く出すようにします。方法としては、簡単な会場までの地図を入れた案内状を一人ずつ手渡しで渡したり、ポスター形式で掲示板に貼って知らせたり、案内文をメールで送信したりなど、案内状を送る手段はさまざまです。
案内状のテンプレート
いくつかの場合のテンプレートを用意しました。
新入社員の歓迎会のテンプレート
平成○○年○月○日 社員各位 ○○課 幹事 ○○○
『新入社員歓迎会のお知らせ 新年度を迎え、当社では、4月1日付けで○名の新入社員を迎えることとなりました。つきましては、新入社員の諸君へのご活躍を祈念するとともに歓迎の意を込めまして、下記の通り、歓迎会を執り行います。御多用中かとは存じますが、各自予定を調整のうえ、御参加くださいますようお願い申しあげます。』
記 日時 平成○○年○月○日（○）○○時～ 場所 ○○○○ 会費 ○,○○○円 恐れ入りますが、出欠のお返事は各課でとりまとめて、○月○日までに○課○○までお知らせください。
異動職員の歓迎会の場合
『』の部分の内容を変えます。
『このたび、○○支社より、○月○日付けで○○課長が着任されることとなりました。つきましては、今後御指導を仰ぐ○○課長への歓迎の意を込めて、下記の通り、歓迎会を行います。当日はお楽しみ企画を用意しているほか、○○課長が十八番の余興を披露して下さるとのことです。皆様、ふるってご参加ください。』
途中入社の歓迎会の場合
『』の部分の内容を変えます。
『このたび、○月○日より○○○○さんが入社されることとなりました。つきましては、ささやかではありますが、○○さんへの歓迎の意を込めて、下記の通り、歓迎会を行います。皆様万障お繰り合わせのうえ、ぜひともご参加ください。』
まとめ
いかがでしたか？歓迎会に招かれる側の人がどういった立場かで、案内文の内容も変わってきますが、必要事項はしっかりと記入しましょう。また、招かれる側の方には、費用の部分は除き、知らせないようにするのも重要なポイントです。
テンプレートをいくつかご用意したので、少しでもこの記事が参考になれば幸いです。
