展示会の案内状作成は、展示する内容やご招待致しますなどの内容をご案内する書状です。どんな展示会なのかお知らせをする文書で、来場の数が変わってきます。多くの方に来て頂くように、どういう展示会の案内状を作成していけばよいのか、例文をご紹介いたします。
案内状の種類
要点だけの情報量が少ない案内状であれば、コンパクトにハガキにまとめることができます。資料が多く、情報量が多い場合には封書で案内状を送るようにしましょう。
案内状の内容
- 発信年月日 作成日や送付日時に合わせます
- 宛名 展示会を送る相手の名前です
- 件名 展示会名
- 本文 どのような展示会なのか情報をお知らせします
- 会場の情報 展示会を開催する日時や場所をお知らせします
展示会の案内状例文
- 本文1
件名〇〇展示会のご案内とし、季節の挨拶をします。拝啓 梅の香りが爽やかに漂う春暖の候 ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。
この度○○展示会に於いて、○○を展示致します。日頃よりご愛顧を賜って頂き、誠にありがとうございます。〇〇展示会にて、ぜひ商品をご覧いただき、お客様のご意見をお聞かせいただきたく存じます。
- 本文2
件名〇〇展示会のご案内とし、初夏の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。さて、弊社では、この度、新製品の展示会を下記のとおり開催することになりました。従来の製品と比べ使いやすいものに改良されております。ぜひご覧いただきたくご案内申し上げます。
- 会場の情報
日時 平成 年 月 日（ ） 時間 午後 時～午後 時
場所 〇〇ビルホール展示会場にて （地下鉄駅より、徒歩5分）地図を入れると展示会場の場所がわかりやすい
- 差出人
会社名 株式会社〇〇 住所 〒123-4567 東京都渋谷区〇〇 お問合せ先：株式会社〇〇部 担当 ○○ 電話 ○○○－○○○－○○○○
- 出欠期限
展示会の目的、内容、日時、場所をお知らせします。最後に、往復はがきの場合には、一言出欠の期限をお知らせします。○月○日までに同封の返信はがきにて出欠のご連絡をお願いいたします
まとめ
多くの方に来場していただく展示会の案内状の例文をご紹介致しました。ビジネス文書の様式で、読み手にわかりやすい案内状を作成します。件名は○○のご案内とし、何の展示会なのかをお知らせしましょう。封書の場合には白色の封書を使います。
出欠の確認をする場合には、往復はがきを使用します。展示会の目的をわかりやすく、多くの方々にご来場いただけるような内容の案内状を作成しましょう。
