インサイドセールスで商談を成功させるために、次の商談日程を決める「日程調整」はとても重要です。特にメールで日程調整を依頼する場合は、件名や文面を工夫するだけで日程調整の効率アップが期待できます。
インサイドセールスを成功に導くためには「相手に商談スケジュールを確保してもらう」ことがとても重要です。
フィールドセールスの場合は顧客訪問時にその場で日程調整が可能ですが、インサイドセールスにおいてはメールで商談日程の調整を行うのが一般的です。
ただ、メールを送る相手のなかには関係構築ができていない顧客もいるので、日程調整のメールひとつで相手に不快感を与えてしまい、商談が前に進まなくなるケースもあるでしょう。
一通の日程調整メールが顧客との関係を左右すると言っても過言ではなく、相手が日程を調整しやすいようなメール送信の仕方や文章がとても重要です。
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成功する日程調整メールの5つのポイント
相手に「時間を割いて欲しい」とお願いする日程調整メールは、どんなメールよりも重要と考えるべきです。
メールを送る段階からすでに商談は始まっていると考え、以下の５つのポイントを重視して送信するようにしましょう。
用件と送信元がわかるような件名にする
日程調整メールを送信するときにもっとも重要なのは、「相手に気付いてもらえる件名で送る」という点です。
人によっては、毎日200~300件以上のメールを受信しているケースがあります。
そのため日程調整を円滑にすすめるためには、送信したメールが相手先の受信トレイのなかで埋もれてしまわないように、「件名を見ただけで内容がわかる状態」で送ることが大切なのです。
以下の例文にあるとおり、件名を見れば「メールの送信者」「日程調整の返信をする必要があるメール」といったことがわかるように送信しましょう。
＜良い例＞相手にスルーされないための件名
確実にメールを開封してもらうためには、件名で書く重要部分をすみかっこ【】で強調したり、送信元や内容を要約して件名に書くことがポイントです。
＜悪い例＞相手に無視されやすい件名
メールの件名にプロジェクト名や商品名だけしか書かなかった場合、相手は届いたメールが重要なのかどうかもわかりませんし、内容によっては社内メールと混同されて後回しにされるケースもあります。
本文は結論を先に書く
メールの本文の冒頭部分はできるだけ「結論」を書くようにしましょう。
顧客との関係が浅い場合、どうしても前書きが長くなりがちです。
移動中にメール処理をしているケースもあり、確実に返信が欲しいなら「メールの冒頭部分を読めば用件がわかる」といった文面にしておくことが理想です。
＜良い例＞結論から先に書く
＜悪い例＞メールの中断以降にならないと用件がわからない
また先日より○○プロジェクトの件では、多大なるご支援をいただき当社スタッフ共々非常に感謝しております。お陰様で○○プロジェクトは…
忙しい相手に時間を調整してもらうのですから、メールを見る相手に配慮した文章を書くようにしましょう。
所要時間を明確にする
「商談に必要な時間」がどれくらいなのかを明確にしておくことも大切です。
確保すべき時間がわからないと、相手も検討のしようがありませんし返信もしづらくなってしまいます。
できれば、メール上段に「打ち合わせ時間を30分程度いただきたく」と書くか、以下のように所要時間を明記しておくと相手も返信しやすいでしょう。
1．○月○日 10~12時の間で30分程度
2．○月○日 13~15時の間で30分程度
相手先が調整しやすいように工夫することも大切
メールを送る相手の事情をある程度把握している場合は、「調整のつきやすい日時」を事前に想定して日程調整メールを送るように心がけましょう。
たとえば相手が毎週月曜日に社内会議が集中している場合は、当然月曜日以外の日で調整すべきですし、打ち合わせが長引くことを想定して定時退社日の夕方は避けるなどの配慮も必要です。
相手の状況を考慮したうえで候補日を絞るのが難しい場合は、TimeRexなどの日程調整ツールを利用するという方法もあります。
TimeRexを使えば、相手もweb上で調整可能な日を簡単に回答できますので、タイムリーで正確な返信がもらえます。
丁寧な文章を心がける
インサイドセールスの場合は、相手先との商談に電話やwebを活用するケースが多いため、メールの文章ひとつで相手の心象が左右されるといっても過言ではありません。
丁寧すぎる文章は控えるべきですが、自分の都合ばかりを押し付けるようなメールや、相手の状況に配慮しないような唐突な文章は控えたほうがいいでしょう。
おすすめの日程調整メールの例文
日程調整の大切な5つのポイントを踏まえてメールを書くとすれば、以下のような文面になります。
▼件名
【日程調整ご返信のお願い】〇〇プロジェクト次回打ち合わせの件
▼本文
お世話になっております。早速ではございますが、〇〇プロジェクトの件で次回の打ち合わせ日程を〇月中に調整いたしたく、ご相談のメールとなります。
以下の日程を考えておりますので、ご都合のよい日時を〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです。
＜次回お打ち合わせの候補日時＞
1．○月○日 10~12時
2．○月○日 13~15時
3．○月○日 15~17時
※所要時間は30分程度を想定しています。
＜打ち合わせ方法＞
SKYPEにて別途打ち合わせのご案内を送信いたします。
以上、ご多忙の折恐縮ではございますが、何卒ご調整のほど宜しくお願い申し上げます。
日程調整メールは相手の状況を考えて送信しよう
実際に直接会って面談する機会が少ないインサイドセールスでは、メールやwebの作法はとても重要です。
なかでも日程調整のためのメールは、商談を次のステップに進めるための重要な役割を持ちます。
日程調整メールも「商談のひとつ」ととらえ、ビジネスを成功させるためにメールの内容や送信の仕方にはこだわりたいものですね。
