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面接の日程調整を効率化するポイント

人事の日程調整は多岐に渡ります。採用面接・社員教育・外部業者とのやり取りなどがあり、それぞれに合った日程調整を行うためにはポイントを押さえた日程調整が必要です。

面接の日程調整を効率化するポイント

人事の仕事には、採用・教育・労務管理などがあり、社内の「人」に関するエキスパートだとも言えます。
社内・社外を問わず多くの人と関わるため日程調整を行う場面も多く、効率化をはかりたい人事担当者も多いでしょう。

日程調整の効率化は人事における業務効率を左右すると言っても過言ではありません。

人事が日程調整を必要とするシーンについて

人事は日程調整を必要とするシーンが多いですが、主なものは下記3つです。

採用活動

採用募集を行い、面接候補者が決まると、面接の日程調整の為にメールを送ります。
応募者に直接連絡することもあれば、転職エージェントを通じて連絡することもあります。

面接候補者は複数名いることが多く、同時にやり取りを行います。
また、人事以外にも該当部署から面接に同席する人がいる場合もあるでしょう。
その場合、応募者と同席者との間に入り、板挟みで日程を調整をすることになります。

このように採用活動の日程調整は煩雑なので、効率化する必要があります。

社内教育・研修

新卒採用や中途採用を行った後に、採用者に対して社内教育・研修を行います。
その際に、対象者に対して日程調整を行います。

特に新卒者向けの研修は対象者が多く、社内にも慣れていないので、スムーズに分かりやすく日程調整を行ってあげる必要があります。
また「会社のルール」の他に「社会人としてのルール」にも不慣れなことが多く、そういった部分も考慮する必要があります。

「目的」と「返信方法」や「実施場所」についても、簡潔に伝えることでスムーズに意思疎通ができるでしょう。

目的・返信方法・実施場所を含んだ例文

この度入社した新卒社員を対象に、2時間ほど社内研修を行います。
日程調整をしたいので、下記日程の中からご都合の良いものを教えて下さい。○月○日(○)13:00~15:00
○月○日(○)15:00~17:00
○月○日(○)10:00~12:00

また会場は、決定した日程によって開催場所が変わるので、日程確定後に改めてお知らせいたします。
返信時には、下記のように日程の右側に「〇」又は「×」を記載して下さい。

○月○日(○)13:00~15:00 〇
○月○日(○)15:00~17:00 〇
○月○日(○)10:00~12:00 ×

社内体制の強化

社内体制の強化をはかるのも人事の仕事です。
例えば、下記などがあります。

  • 就業規則の改訂
    社会保険労務士や弁護士等との日程調整を行います。
  • 外部サービスの導入
    外部サービス販売会社の担当者との日程調整を行います。
  • 勉強会の実施
    マナーや技術を取得することを目標に、外部講師を招いて勉強会を実施することがあります。
    その際に、社員と外部講師の日程調整を行います。
  • 社内から出た意見の改善・実行
    関係部署や上層部との打ち合わせの為に、日程調整を行います。

これらは同時進行でやり取りを行うことも多く、社内・社外の様々な立場の人との日程調整を行うので「適切な管理」と「スピード」が求められます。
計画的に進めるには、日程調整の効率化が必要です。

人事が日程調整を効率化する必要性

良い人材を確保するため

良い人材を確保するためにはスピードが大切です。

「採用したいな」と思う人材は他社からも声がかかることが多く、日程調整に時間がかかっているとその間に他社に取られてしまうことがあります。
このようなことを避けるためにも、日程調整の効率化が必要になります。

他業務の効率化にもつながる

人事は常に複数の業務を並行していることも多く、日程調整に時間がかかると他業務にも影響が出て、作業が遅れることがあります。
日程調整をスムーズに行うことができれば、その分他の業務に時間を充てることが可能になります。

そのため、日程調整の効率化が必要になります。

人事は会社の顔である

人事は会社の顔であると言えます。
採用面接で応募者が最初に接するのも、新入社員の教育や研修を行うのも、社内体制の強化の為に関係者と接するのも「人事担当者」だからです。
そして、その第1歩は採用や研修のための日程調整の連絡です。

そのため、人事の日程調整の行動が会社のイメージを左右すると言っても過言ではありません。
会社の顔であるという自覚を持ち、日程調整の効率化をはかりましょう。

人事の日程調整の効率化は、社内全体にも影響

人事の日程調整の効率化は社内全体にも影響します。
社員と密接に関わっているので、人事の日程調整の効率化は社員の業務時間を増やすことにもつながると言えるでしょう。

更に「日程調整効率化の方法」を社内に伝えることにより、良い影響を与えることができます。

【できる人事への第一歩!】面接依頼の日程調整メール5つのポイントと例文では、日程調整を効率化するためのメールの作成方法などご紹介しています。
新卒研修などに取り入れることによって、社員全体での日程調整効率化が期待できます。

日程調整ツールを活用する

人事が日程調整をする際、TimeRexなどの日程調整を自動化するツールを活用する方法があります。

空き予定を確認し、メールへ記載・仮予定の登録というように、候補日程の提案は時間がかかります。
そこで、GoogleやOutlookカレンダーと同期し、空き予定だけを自動抽出してくれる日程調整ツールを活用する人が増えています。

日程調整ツールを活用すると、候補日程の提案は空き予定を同期したURLを転記するだけで完了するので、時間短縮につながります。
同席者のスケジュールを考慮できるツールもあるため、日程調整に悩む方はツールの活用を検討してみてもいいでしょう。

日程調整の効率化を意識し、できる人事への第一歩を踏み出してください。

 

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