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営業の効率化に使いたいサービス・ツール5選

営業に必要なデータ管理や、日程調整の雑務を効率化するためにはITツールを使いこなすことがもっとも効果的です。「デキるフィールドセールス」と言われるために、業務効率化のためのおすすめツールを5つご紹介します。

営業の効率化に使いたいサービス・ツール5選

日々営業目標のプレッシャーを抱えながら顧客のフォローに追われる営業(フィールドセールス)において、日常業務を効率化することは大切なポイントとなります。

営業は商品やサービスを販売するだけが仕事ではありません。
成約を勝ち取るためにはさまざまな調整業務をこなす必要があり、「雑務に追われて肝心の営業ができなかった」ということのないよう、効率化を図る必要があります。

営業(フィールドセールス)が抱える課題

優秀な営業担当者であればあるほど、契約までの準備とアフターフォローに時間を割くため「外回りの時間が取れない」といった事態に陥ることがあります。

部署間の調整に振り回されて肝心な仕事ができない

特にBtoBのビジネスにおいては、契約に至るまでに種々の調整業務が発生します。
調整業務には以下のようなものがありますが、案件によっては調整に数日を要するケースもあります。

<調整に時間がかかる業務の一例>
・商品の規格や価格などに関する設計部や経営企画部との調整
・提案資料や契約書に関する法務部との調整
・仕様決定や顧客提案のための日程調整

顧客のクレーム対応

信頼できる営業であるためには、販売後のアフターフォローも重要です。
販売後に顧客からクレームが発生した場合は、一次対応はもちろんのことクレーム解決のために以下のような調整が必要になってきます。

<クレーム解決のための調整業務>
・トラブル二次発生を防ぐための仕様変更(設計部門や製造部門との打ち合わせ)
・顧客問い合わせに迅速に対応するための体制整備(コールセンターとの調整)
・クレームによる補償要求があることを想定した法務調整

事務作業に忙殺されることも

営業をやっていると面倒な事務作業は日常茶飯事です。
交通費や接待費の清算や見積書の提出はもちろんのこと、以下のような雑務が発生する可能性もあります。

<日常的に発生する雑務の一例>
・サービス利用状況の把握
・顧客データの管理(名刺管理やキーマンの情報更新など)
・日々発生する社内会議の日程調整

営業担当者に業務効率化が求められる理由

人によっては調整業務などの雑務が営業の妨げになっているケースもあるでしょう。

ただ雑務を理由に営業目標の未達が許されるわけでもありません。
また、営業に業務効率化が求められるのは、売上目標の達成以外にも理由があります。

働き方改革による労働時間の削減

2018年の6月に成立した働き方改革関連法により労働環境の整備が進んでいますが、営業担当者にもますます効率化が求められるようになりました。
「年間5日間の有給取得」「1ヶ月45時間以上の残業は年間6ヶ月まで」などという条件を守るためには、営業担当者にも相当な時間的な制約が発生します。

一方で業務時間が減ったからといって、売上目標が下がるわけではありませんので1件1件の雑務をどれだけ効率するかが目標達成の鍵となります。

コスト削減

どのようなビジネスの現場でもコスト削減による利益の最大化は永遠のテーマです。
営業でいえば仕入れコストを徹底的に下げることが重要ですし、1件の商品を提供するまでに必要な人的コストも最少化していく必要があります。

人的コストの削減のためには、営業マン自身の「残業」「移動時間」「雑務の時間」などの管理が厳しく問われることになります。

自社サービスや顧客を取り巻く環境の変化

担当している顧客にタイムリーな提案をしていくためには、時代の変化に素早く対応していくことが重要です。
そのためには業界の動向に関するデータを常に把握し、それを顧客に当てはめて的確に提案していくスキルが求められます。

たとえば人材派遣業をしている営業担当者であれば、世の中の経済動向や売れる商品の動向をいち早くキャッチし、関連するクライアントに先行して人材の提案をすることも重要な業務となるでしょう。

日々変わっていく身の回りのデータに振り回されることのないように、日頃から「データを整理する技術」も身に着けておく必要があります。

営業効率化のために使いたいツール5選

「優秀や営業」と「非凡な営業」には営業スキルの差もさることながら、優秀な営業は日常的に発生する雑務をいくつかのITツールで解決しています。

SFAを使って営業支援を加速させる

SFAとは「Sales Force Automation」の略ですが、直訳すると「営業支援システム」という意味です。
優秀な営業になればなるほど営業のスキルは俗人化していき、社内でも伝承させることが難しくなります。

SFAを導入すれば「営業の科学化」が容易になり、以下の効果が出せるようになります。
・営業のプロセス管理が見える化できウィークポイントを明確にできる
・成約のために有効なデータ分析が容易になる
・ノウハウが共有できる

SFAはいくつかの企業で販売されていますが、たとえば国産のSFAとして20年以上の実績がある「eセールスマネージャー」などを検討してみるのもひとつの方法でしょう。

顧客管理は名刺管理システムを使う

大企業になればなるほど、1件のクライアントに違う部署の複数の担当者がアプローチをすることもあります。
クライアントからすると「なんで同じ会社の別の担当者から電話がかかってくるの?」と不審がられることもよく発生します。

顧客データの管理は営業に求められるスキルのひとつですが、顧客管理をスムーズにおこなうためには名刺管理システムを活用しましょう。

CMでもおなじみの「sansan」の名刺管理サービスなら、スキャンした名刺をクラウド上でデータベース化できますので、社内全員が情報を共有でき、効率的に顧客へアプローチできます。

BIツールは経営判断のための最強ツール

「BI」とは「ビジネス・インテリジェンス」を意味します。
営業現場で直面するさまざまなデータを分析し、その分析結果を経営に反映していくことも業務効率化のためには重要な鍵となります。

たとえば「Yellowfin」に代表されるようなBIツールを導入すれば、営業現場で日々発生するデータを自動で分析し、そのデータが出た理由や今後の動向予測から営業現場への的確な提案ができるようになります。

請求書発行システムで脱Excel

現在でもエクセルベースの請求書を運用している中小企業も多いのではないでしょうか。
手書きの請求書や汎用ソフトを使った請求書発行は、どうしても手間がかかります。

マネーフォワードクラウド請求書」などの請求書発行システムを使えば、自動で請求管理もできますし、経営分析に役立つデータも得られます。

初期費用はかかりますが、業務効率を考えると1~2年で元は取れる計算になりますので、導入がまだであれば検討してみる価値はありそうです。

日程調整ツールでメールの往復をやめる

顧客との打ち合わせ日程はもちろん、営業担当者であれば社内の他部署メンバーとの打ち合わせや、顧客訪問に上司の同行を依頼するケースもあるでしょう。

複数のメンバーの日程を調整する場合、どうしても調整のためにメールのラリーが何度も発生したりして、業務のロスが起きがちです。

スムーズに日程を調整するためには「TimeRex」などの日程調整ツールを活用してみましょう。

TimeRexならGoogleカレンダーと連動しているので全員の予定を確認しながらベストな日程を提案できますし、打ち合わせ日程当日にはリマインドメールを自動で発信してくれます。

また「面倒な日程調整を効率化する‐営業(フィールドセールス)編‐」では、フィールドセールスの現場で発生しがちな調整業務や解決方法などをご紹介していますので、こちらもぜひ参考にしてください。

デキる営業なら時間効率を考えた行動を心がけよう

優秀な営業になればなるほど、成約にこぎつけるまでの準備に全力を注ぎます。

日常的に発生する雑務は今回ご紹介したITツールで効率化し、営業マン自身はITツールでは補完出来ないヒューマンスキルを磨くことに専念すべきなのかもしれませんね。

 

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