日程調整サービス『調整さん』が運営する新しいメディア

歓迎会案内文のテンプレート 〜メール編〜

歓迎会の案内メール、どのような文面を送るとよいでしょうか。
メールのポイントや歓迎会の用途にあわせてのメール例文を紹介します。

歓迎会メールのポイント

大切な事は大きく分けて3つ。

(1)通知する・・・目的、内容、日時、場所、費用、主催者などを知らせる。

(2)招待する・・・迎えられる人達に対しては招待状形式のものを送信する。
※招待者には、原則として費用は知らせない。

(3)出欠をとる…会場の広さや料理の数など、用意するものや予算に大きくかかわってきます。

この3つをメールの中に入れることを意識して作成してみましょう。

新入社員の歓迎会メール案内

件名:新入社員の歓迎会のご案内(←件名には、はっきりと短く要件を入れます)

関係者各位

お疲れ様です。総務の鈴木です。
新入社員歓迎会のご案内です。

今年度も○名の入社が決定し、それぞれの部署に配属されました。
つきましては、部署を超えた親睦を深めるべく、下記のとおり歓迎会をとり行います。
お忙しいとは思いますが、ぜひご出席くださいますようお願いいたします。

日時:○○月○○日(○曜日)  ○○時から
場所:○○レストラン(電話00-0000-0000)
お店のHP:http://www.ooo.com
会費:男性:0,000円/女性:0,000円(会費は後日集金いたします)
幹事:総務 鈴木(内線:0000)

尚、会場の都合がありますので、
出欠のご返事は、○○月○○日○○時までに、鈴木までご連絡ください。
ご回答、よろしくお願いいたします。

ビジネスメール署名を入れる。

歓送迎会のメールはいつまでに?

歓送迎会の開催日より逆算して1か月前にはメールを送りたいものです。
先に会場を仮予約しておき、お店の方に、いつまでに人数の決定をお知らせすればよいかを前もって確認し、その日から逆算して、歓送迎会案内メールを送るようにするとスムーズに進むことでしょう。

しかし、会社や部署により1か月前では出張の予定などで日程が組めない事もあるでしょう。ご自分の会社の事情を考えて、メールをお送りするようにしましょう。

この記事を読んだ方はこんな記事も読んでいます