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社員旅行の幹事を任された!旅行会社との打ち合わせの注意点

社員旅行の幹事を任された時、まず相談するのは前回の幹事さんではないでしょうか。申し送り事項など役に立つ情報や、実際に話ができれば「実は…」などの失敗談も聞けるかもしれません。それでもやはり旅行会社との打ち合わせ内容は非常に大切です。

実施季節には注意しましょう

社員旅行の場合、ほとんどが旅行会社にお任せしながらオリジナリティーを出していくというのが定番だと思います。毎年社員旅行をする会社なら決まった旅行会社があり、それなりに割引や旅費の優遇などがあるので、社会人としても「お付き合い」を大切にしたいところです。
旅行というのは季節によって旅費代がかなり違ってきます。やはり人気の季節は閑散期に比べると3倍以上の旅費がかかることもあります。社内アンケートで希望の多い季節があったとしても予算が追い付かなければ却下となります。そんな時にはあらかじめ、予算と希望実施時期とのすり合わせを旅行会社としておく必要があります。

雨の時の対応スケジュールも相談しておく

お天気だけは思うようにいきません。幹事としてはいろいろな場面での不測な事態に対応しなくてはなりません。そのため、もし当日雨が降ってしまった時の代替え案を旅行会社と事前に話し合って、スケジュールの中に組み込むようにしておくことが大切です。

これでもか!くらいの意気込みで綿密に打ち合わせする

毎回おなじみの旅行会社では、それほど気にする必要はないかもしれませんが、特に最近のWEBでの社員旅行の申し込みには注意が必要です。最もトラブルになるのが宴会。飲み放題なのか、コンパニオンが付くのか、何名までなら特典が付くのか、時間延長は可能なのかなどなどしっかりと把握してトラブルに備えなくてはなりません。事前打ち合わせは「しつこい」と思われるくらい綿密に行いましょう。

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社員旅行は幹事が思う存分企画するという醍醐味もありますが、社員のみんなが気持ちよくいい思い出を作るという点で、プロの経験や提案を役立てるということも大切です。発注する側の立場でものを言うのではなく、一緒にこの社員旅行を成功させてくださいという謙虚な気持ちで旅行会社の人と打ち合わせできれば最高の社員旅行が企画できるのではないでしょうか。

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