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打ち合わせの議事録の書き方

打ち合わせの議事録作成に用意するもの

様々な場面で行われる打ち合わせ。その議事録の作成を頼まれた際、あなたならどうしますか?
まず、用意するものはノートやペン、もしくはパソコンは当然のこととしてICレコーダーなどの録音機器です。
そして、大事なことですが打ち合わせで話されるであろうことを予め予想し、議事録を穴埋め問題のような形で用意しておきます。(クライアントの現在のサービスの不満・要望・自分の提供できるサービスなどなど)

打ち合わせ中に行うこと

気合を入れて打ち合わせ内容を一言一句逃さずメモろうとする人がいますが、往々にしてこれは上手くいきません。
書くことに一生懸命になり、打ち合わせの内容そのものについていけなくなる危険がありますので、録音はレコーダーに任せます。後は簡単です。細かいところはレコーダーの録音に任せ、打ち合わせの要点だけに集中し、考え、メモするところはします。本当に残すべき内容についてのみ意識を集中するようにしてください。

いざ議事録を作成するにあたって

議事録についてはも全てを文字に起こす必要はありません。打ち合わせに集中していれば要点はおのずとあきらかになります。それに既に作っていた穴埋めにただ埋める作業を行うようにすれば良いだけです。もちろん予想していたこと以外の話題が出ることもありますが、それは必要に応じて議事録に残すようにしましょう。最後に、忘れてはならないのは議事録を見る人が「知りたいことは何か」を常に意識してください。第3者が目にすることを忘れず、余裕があれば時間をおいて目を通しチェックすることもお勧めします。

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