日程調整サービス『調整さん』が運営する新しいメディア

案内状の書き方のコツ 〜イベント編〜

会社でイベント行事がある時、得意先の会社の方やいつもお世話になっている方々に案内状を送ることがあると思いますが、どのような書き方でしたら、相手方にも失礼のない案内状になるでしょうか。
今回は、イベント行事の際の案内状の書き方のコツをご紹介いたします。
ぜひ、今後の参考にしてみてくださいね。

案内状を出す時期はきちんと!

イベント行事の内容に合わせて、なるべく早めの対応をしていけるように案内状も早めに出しましょう。出欠の微調整はぎりぎりまで行いますが、人数の多い場合などは、遅くも開催日の1ヶ月前には返答が得られるようにスケジュールを組んでいくようにしましょう。

書き出しは挨拶文を入れましょう

案内状の書き出しには、簡単な挨拶文を入れます。「拝啓」で始まり、「敬具」で終わる組み合わせが一般的です。時候の挨拶なども参考にして組入れてもいいでしょう。

地図や事務局の連絡先を入れましょう

日時、場所などの情報はもちろんのこと、その場所への簡単な地図も入っているとより親切です。また、直前になって出欠の変更をしてくる方もいらっしゃいますので、事務局の連絡先は必ず記載しておきましょう。

返信や応募の締め切り日はきちんと記載しましょう

案内状の本来の目的は「通知」と「出欠の確認」になりますので、いついつまでにお返事くださいということはしっかりと明記しておきましょう。
出欠の人数によって会場準備や予算の都合などが変わってくると思いますので、余裕をもって返事をもらえるように返信の締め切り日を決めましょう。

大事なポイントを押さえて、しっかりとした落ちのない案内状にしたいですね。

この記事を読んだ方はこんな記事も読んでいます