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準備の基本!同窓会の幹事マニュアル

同窓会の幹事の仕事は、一日では終わりません。同窓会の当日も司会進行や挨拶などを行わなければならない場合もあります。では今回は、同窓会の幹事のマニュアルをご紹介します。

開催を決める

同窓会の幹事になったなら、一緒に手伝ってくれる人を探した方が良いでしょう。ひとりで名簿作成から案内状の送付まで行うのは困難ですし、同窓会当日も、幹事を手伝う人がいたほうがこころ強いです。まず開催日の決定を行いますが、年末年始や、ゴールデンウィーク、大型連休など、人が帰省しやすい日を選びましょう。人によっては帰省中に参加してくれるはずです。

会場を決める

できれば、同窓会の会場は慣れた場所が良いでしょう。地元の駅周辺の居酒屋やホテルの一室を貸し切って、予約することも忘れずに行います。また二次会の場所もおさえて予約を取っておくとその日の移動などもスムーズにいきます。二次会への参加者の人数も把握しておきましょう。

案内状を送る

幹事を手伝ってもらう人が2人くらい決まったら、卒業アルバムから名簿を探して、案内状を作りましょう。業者に頼んでも良いですが、自分たちでワードやエクセルなどを駆使しながら手作りすることもできます。案内状は開催の日時と場所、地図、会費、出欠管理のためには往復ハガキを利用すると良いでしょう。

まとめ

幹事の仕事は、当然ながら当日までが幹事ではなく、写真を撮ってもらう係りも誰かにお願いをして、後日その写真や動画を送り終えるまでが幹事の仕事です。自分の仕事に漏れがないように、最善の注意をすることが大切です。

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