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会議の報告書の様式について教えて!

会議の結果を上層部に報告しなければいけない。
そんな時に必要な会議の報告書。
報告書には何を書くべきかあなたはしっかりとご存じですか?

報告書はわかりやすさが命

報告書といっても会議の内容を長々と文章で説明する必要はありません。
一読して頭に入るような簡潔なレイアウトと文章を心がけましょう。
箇条書きや図表を使うのも有効です。
決定事項や討議内容が多岐に渡り一枚の紙面にまとめるのが困難なときは、概略だけを一枚にまとめ詳細を別紙として添付します。

報告書のポイント

報告書づくりでおさえなければならないポイントをいくつか。
①議題は具体的にすること
何について話し合ったのか。議題は必ず具体的に書きましょう。
②決定までのプロセスを明らかにすること
話し合いの過程がわかるようにします。決定の理由もきちんと明記しましょう。
③反対意見の否決理由を明らかにすること
反対意見があったときはその内容と、なぜその意見が否決されたのかも併せて記すと良いです。
④実施方法を明確にすること
会議での結論が、どのような方法で実施されるのか明確に理解できるようにします。
以下、具体的な書式例を挙げます。

報告書の様式 シンプル型

会議名
開催日時
開催場所
出席者
議題
決定事項(上記④の内容に当たります)
検討内容(上記②③の内容に当たります)

報告書の様式 概要型

会議名
開催日時
開催場所
出席者
議題
決定事項
1____
2____
3____(結論のみを簡潔に記します)
添付書類
____ ____ ____

まとめ

報告書は簡潔に一目で内容を把握できる形で作成します。

 

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