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歓迎会の流れは幹事の腕次第!

幹事には持ち回りで役が回ってくる会社が多いようですが、幹事になるといろいろ気を使うことや雑用がたくさんあって大変です。

幹事の事前の準備

人数、日時、予算の決定

日時の候補日を3日程度は確保しておいて、一番偉い人や必ず参加して欲しい人の日程とで調整します。その候補日を参加予定者に知らせて一番多くの人が参加できる日で決定します。予算は、会社や上司からのカンパがあるかどうか、そして参加者からの会費の集め方などで決めていきます。

開催する店の決定

参加者が喜んでくれそうな店で、会社や駅のそばの集まりやすい店を選びます。挨拶やスピーチに他の客の迷惑にならないような個室があれば、それを確保しましょう。店の飲み会定番のメニューがあれば、幹事の仕事が楽になります。お任せコースなどで飲み放題もつけば、予算超過の悩みも解消します。

当日に事前にしておくこと

人数を再確認して、参加者の人数が変わったときは店に連絡を入れておきましょう。二次会の幹事も兼ねるときには、二次会の会場も再確認しておきます。会費を事前に徴収する場合には、リストを作って確認します。

幹事の当日の仕事

台詞の言い回しや、紹介する人の名前や役職を間違えないようにしましょう。その場の雰囲気を読んで、会の進行をなるべくスムーズでしらけることがないように努めます。

まとめ

誰でもが歓迎会の幹事になる可能性があります。幹事経験の多さよりも、仕事のポジションの方が幹事に指名される率が高くなるようです。いつ指名されても大丈夫なように、準備だけはしておきましょう。

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