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ミーティングの議事録って読まれてるの!?読まれる議事録の作り方

社会人になると、会議の場面を多数経験します。毎日会議、会議の連続で自分の仕事ができない人もたくさんいるのではないでしょうか。どの企業でも会議の効率化は考えられており、1分でも短く、内容が濃いものにしていきたいと思っています。会議をした効果がどれくらいあるのか、決定事項が着実に進められているのか、これらを見直し、チェックする効果があるのが「議事録」です。

議事録って何のためにあるの?

会議における話し合いの内容が記載されているのが議事録です。議事録はそもそも何のためにあるのでしょうか?社会人の人には当たり前だから作っているという人もいるのではないでしょうか。結局、後から読まれない議事録には意味がありません。振り返ることができるだけでなく、残っているタスクを明確に確認するために議事録があるわけですから、会議をした意義を表す意味でもとても大切なのです。

議事録は長くしないようにする

会議の議事録を担当している人の中には、パソコンを持ち込んでいる人も多いのでは?パソコンで会議の内容を記載する時には、話されている内容がダラダラと書かれている事も多いです。議事録にまとめるときには、内容を精査して、できるだけ減らす作業に入りましょう。手書きから議事録を起こす場合も同じように、今度はポイントだけを絞って記載するようにしましょう。長い議事録は読まれません。

「やるべきこと」を明確にしましょう

議事録には、何が話されたかという記録の意味の他に「誰が・いつまでに・何を」しなければいけないかを記載します。宿題となっている項目が分かりやすく書かれていれば、会議に参加した人が議事録を見て、自分のタスクを洗い出すことができるのです。なぜその話になったのかを思い出しながら仕事にかかれるのです。

ダラダラとした会議には意味がありません。議事録を作成すると、会議の無駄な時間も見えてきます。誰にでも読んでもらえるような議事録の作成を目指してください!

 

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