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会社のイベント幹事さんのコツは?

まずは事前準備

チェックリストを作成し、一つずつ着実につぶして行きましょう。
日程、会場、人数、予算、案内、イベント、席次、挨拶、料理や飲み物、サプライズなどなど。

出欠の打診と情報収集

要望記入欄付き出欠表を回覧で回してもらい日程の策定及び会場選びの参考意見を収集します。

会場を決める

候補の店を絞り、直属の上司にも意見を求めながら店を決めます。実際に会場を下見し、店側とも打ち合わせをしておきましょう。

予算、支払い方法を決める

会場費、飲食代や必要経費(ゲームや抽選会の景品、役員のタクシー代、など)の予算を把握します。支払い方法については店側と確認しておかないと後でトラブルの原因にもなるので要注意。予算は必ず予備費をみておくこと。余るのはよいが足りなくなるのは最悪です。

席順を決める

席順はくじ引きで決めるのが無難でしょう。社長、部長の上座決定は言うまでもありません。また折り合いの良くない人が居る場合は隣り合わないよう密かな配慮も必要です。

イベントの案内を周知する

Eメール、掲示板などで日時、会場、宴会等のメニューの詳細を告知します。事前に集金が必要な場合は集金日も明記しておきます。また店側に最終人数が伝えられないとトラブルの元になるため出欠申告日程は厳守。

二次会会場のめぼしをつけておく

本会場近くの二次会会場を前もってあたっておきます。事前に調査できていれば安心。

以上、事前準備を念入りにしておく程いざという時にあわてずに済みます。

 

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