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幹事の心得 同窓会編

幹事の心得 同窓会編

出しゃばらず、仕切らず、でもポイントを押さえてみんなから感謝されるのが同窓会幹事という大役

同窓会幹事は事前準備と根回しがすべて

〇十年ぶりの同窓会の開催!に心躍る参加予定者。同窓会成功のポイントは事前準備と根回しをうまくやれば、当日はノーコントロールでも一気に盛り上がります。なぜなら、メンバーが会場に足を運び、受付に到着した時点からあちこちで歓喜の声、驚きの声、懐かしい声に騒然となります。受付をしている人でさえ自分の役割を忘れ、久しぶりの再会に一気に盛り上がってしまうからです。

事前準備と根回しのポイントはココ

1) 参加者の確定:出欠確認が届いたら、不参加の人たちにもう一度連絡をしてあげます。もちろん、是非参加してほしいということもありますが、近況をできるだけ聞いておき、当日、不参加者の近況を幹事から紹介するときのネタにします。
2) ゲストの招聘:学校の担任の先生など特にゆかりのある特別な人。みんなのサプライズがある人ならなおイイですね。
3) 「思い出イベントグッズ」:当日の出席者以外で思い出の人の映像(当時と現在の比較)、当時の風景写真(近隣その他)、思い出の品(卒業作品、記念品)など、世話役の人にも協力してもらってちょっと時間をかけて探しておくと、当日のサプライズイベントの強力なネタとなります。

当日は、簡単な時間割だけ設定

◆最初と最後のセレモニー部分はしっかり押さえておきます。
スタートの挨拶(担任の先生?)、最後の締めの挨拶(幹事?特別ゲスト?)は事前にお願いしておきます。サプライズイベントは、誰か別担当を決めてやってもらいます。すべて幹事さんがやってしまうと大変です。同窓会は宴会が始まると、すぐみんなそれぞれ隣同士がが放っておいても話出します。しばらくすると、気になるのは違うテーブルのメンバー。みんながキョロキョロとあの人、この人のことを話し出したらタイミングよく近況報告を始めます。

まとめ

欠席の人たちの近況もみんな知りたがっています。そこで事前に電話取材しておいたメモが登場します。もしかしたら中には病気のため欠席と言う人もいるかもしれませんが、しっかりとみんなへの伝言を元気に伝えてあげましょう。なかなか自分が楽しめない同窓会幹事ですが、二次会幹事は別の人に変わってもらい二次会で楽しみましょう。

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