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ミーティングの最適化の仕方

ダラダラしたミーティングほど疲れるものはありません。15分とミーティング時間を決めていても、気づいたら30分、1時間が経過していることを経験している人も多いはず。納得がいくまでミーティングをすることは大切な事ではありますが、かけた時間と結果は別物ですからね。ミーティングをどのように最適化していくのか、アドバイスしたいと思います。

時間厳守の意識を持たせる

ミーティングで15分と決めたら、15分で終わりましょう。それができたら誰も苦労しないのですが、15分で終わらせる方法があります。それは、15分後に次の予定を入れてしまうのです。いつまでも予定がないから時間が経過して、中身が無いミーティングになってしまいます。最適化にとって時間管理は重要です。

ゴール意識を持つ

ミーティングのゴールが見えていなければ、みんなが四方八方に向かっていってしまいます。目的は持っているミーティングでもゴールを持つのとは別物です。ゴールは判断が終わるところではありません。ゴールが明確でれば、「今日はここまで」と決めてしまっていいのです。次の日の15分でまた次のステップに進めばいいので。

リーダーを決める

ミーティングを始める前に、イニシアチブが取れるリーダーを決めておきます。司会者のようなものですね。その人がタイムキーパーであり、ミーティングを前に進める役目を担います。最適なミーティングにするためには、最初のリーダー選びも大切です。

日々発生するミーティングだからこそ、最適化して時間を効率的に使っていきましょう!

 

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