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懇親会の案内メールについて

懇親会をすることになったら、案内メールを出します。
案内メールの目的と書き方についてご紹介します。

案内メールの目的、ポイントについて

案内メールを出す目的は、懇親会がありますよというお知らせと招待、そして出欠の確認です。
出席人数によって、会場の広さが変わりますし、宿泊の場合は宿の確保を早めにしなくてはなりません。
人数により、予算や場所が変わるので、早めに出して予定を組むようにしましょう。
メールのポイントは、日時、場所、目的、内容、参加費、出欠の有無を知らせることです。

案内メールの内容について

メールであっても「拝啓」「敬具」と、季節の挨拶などを入れます。
次に、日頃お世話になっています、お疲れさまです、などの労いの言葉を入れます。
メインの懇親会のお誘いや内容について、わかりやすく書きます。
日時や場所、簡単な内容、場所が決まっている場合は地図も入れると良いでしょう。

案内メールの例

拝啓
だんだんと暖かくなり、桜も見頃の季節となりました。
皆様には日頃より大変にお世話になっております。
このたび、○○社では親睦を深めるために懇親会を予定しております。
ぜひ万障お繰り合わせの上、ご参加くださいませ。
                        敬具

日時:○月○日 ○時より
場所:○○ホテル○階○○の間にて
(地下鉄○○駅より徒歩○分)
(電話番号)
会費:○○円(受付にて承ります)

お問い合わせ:○○社総務部△△まで
(住所、電話番号)

恐れ入りますが、○月△日までに担当○○までご出欠をお知らせくださいませ。
(連絡先)

あまり長くなると、面倒で飛ばし読みする人がいるかもしれませんので、簡潔に書きましょう。
出欠の確認に時間がかかるので、早めに出しましょう。

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