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プロジェクトレベル別 会議の種類

プロジェクトが発足してから解散まで、課題解決のステップとメンバーの成熟度合いによってプロジェクトレベルは進んでいきます。合わせて会議のやり方も変えていきましょう。

プロジェクト発足当時は「課題確認会議」からスタート

会社の特命を受け発足したプロジェクトですが、発足当時はメンバーの意思疎通を目的に開催します。会議種類としては「課題確認会議」が主流です。まずはプロジェクトメンバーの紹介とプロジェクト目標を確認します。メンバーがこの目的(課題解決)に対してどんな専門性を持っているかなど、職務歴などを交換したのち課題内容、納期、与件などを確認します。

プロジェクト課題を達成するための「問題点把握会議」

課題解決に向け、今後想定される様々な問題点を列挙します。何度か会議を重ね、考えられるハードルは何か、阻害要因はどこにあるのかなど最初はできるだけたくさん抽出します。手法的には”ブレーンストーミング”などを使い、大きな問題点、小さな問題点などグルーピングしたりして絞り込み、真の問題点を浮かび上がらせます。

いよいよ第1次答申に向けて「問題解決会議」へ

プロジェクト期限を見つつ第1次答申を出すために、会議の種類も「問題解決会議」へと発展させます。これまで出てきた問題点、方法論などを収斂していきます。議論を白熱させ一方で切るべきものは切るという解決のフェーズへ持っていきます。安易に多数決走るのではなく、あくまでコンセンサス(合意)が前提です。

まとめ

最後は「意思決定会議」です。プロジェクトリーダーを中心に答申(提案)に値するかどうかという最後の意思決定をします。課題解決案は1案のみか2案で答申するのかも重要決定事項です。修正案、改善案への対応も含め当プロジェクトの最後の責任として決裁します。

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