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大掃除イベントの通知の仕方

今年の街の大掃除イベント、あなたは幹事に決定されました。幹事の役目は、つつがなく大掃除を進行させること、それに十分な人数の参加者を確保することですが、他にも大事なことがあります。ここはひとつ、あなたのイベント通知力で、大掃除イベントを成功に導きましょう!

目指すもの

大掃除ですから街をきれいにするのは当然ですが、開催者が本当に求めているのは「地域の交流と活性化」です。参加者に掃除イベントを通じて、地域への愛着を持ってもらいたい。また、地域外の人には、その街に良いイメージを持ってもらいたい。掃除を通じた楽しいイベントになることが必要条件です。

敷居を下げ、イメージを抱かせる

イベント通知に求められることは、「楽しそうなイベントだな」と、通知を見た人に思ってもらうことです。基本的に「掃除」は面倒くさく手間のかかるというイメージです。それを「きれいは楽しい」「人助けは楽しい」というものに変える必要があります。一番直接的な方法は、成功例を示して見せることです。そのために、今回の大掃除イベントの前に、試験的に小規模のイベントを実施しておきます。「試験してみた」ということを公にしても大丈夫です。とにかく、これくらい(内容と時間を示す)の作業で、こんなに奇麗になりましたよ、ということを、詳しい情報とともに公開します。その上で、「もっと奇麗にしたいんだ。これくらい人が集まればできるんだ。だから協力してくれないか?」とアピールします。また、「終わった後、ささやかだけどお礼の気持ちで、炊き出しをします」というように、依頼者側の感謝を伝える機会を用意します。このような構成で、参加者に楽しい思い出を作れそうだと思ってもらうようにします。

どこにメッセージを発信するか

その街からちょっと離れた人に、街を見に来てもらうように発信します。まず「地域全体が参加するイベント」であるため、街の商店街や公共施設と協力体制を敷いて、ポスターなどを広く配布します。これはその地域向けの発信です。次にツイッターやブログで、この大掃除イベントがあることをつぶやいてもらいます。ちょっとずるいけど、まずは協力チームで手分けして宣伝します。これは外向けの発信です。みんなが関心を持っており積極的であれば、参加者は軽い気持ちで来てもらえると思います。

内容は具体的に

あらかじめ「これぐらいの作業でこんなに奇麗になった」と宣伝しているので、参加者にはその作業をそのまま実施してもらいます。どこからどこまでを、どんな具合に、何時から何時までとはっきり示します。また、「道具はこちらで提供します、手荷物預かります、アクセスは***が便利です」というようにサポートが充実していることも明記します。さらにHPやブログを用意しておき、詳細を知りたい視聴者がそちらに誘導されるように用意しておきましょう。連絡先も忘れずに。

おわりに

いかがでしたか?受け取り手に「簡単なボランティアに参加することでこんなに助けられるんだ」と思ってもらえれば、通知の役目は十分果たせています。あとはイベント当日に、誠意をこめて運営するだけです。それでは、成功を祈っています!

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