日程調整サービス『調整さん』が運営する新しいメディア

ミーティング議事録のフォーマット

ミーティング議事録はあとで内容を確認したりするときに必要で、また参加できなかった人への通知の意味もあって、しっかりとしたフォーマットで作成しておくことが大切です。

必要な定番項目は?

定番項目として、まず「日時」「場所」「会議名」「記入者名」。特に日時は時間帯(○○時○○分~○○時○○分)を忘れないようにしましょう。場所は、あとから思い出すときにイメージが戻ります。次に、「参加者」もしっかり書きましょう。ミーティングの対象者にも関わらず欠席となった人が誰かわかるようにしておくことをお勧めします。これは、ミーティング終了後に議事録を配信した時に、「欠席だけど内容は伝えましたよ!」というメッセージになります。

「議題」は明確にし「議事内容」で概要説明

議題は議事録フォーマットには大切な必須項目です。ミーティングによっては複数ある場合もあるし、今回の議題を取り上げた背景を入れるなど少し余裕をもったスペースを確保しておきましょう。複数ある場合には番号を振っておきます。「議事内容」は、その番号にしたがって内容を書きます。「決まったこと」「先送り事項」をしっかり区別して書き込みます。ミーティングの要となる人の指示や重要発言はしっかりコメントを残します。

「次回予定」と「検討事項」

議事録を締めくくるポイントは、次回に関する内容です。次回予定日時と、今回決定に至らず先送り事項となった項目を書きます。この項目は参加者への次回ミーティングの宿題でもあります。その他、必要に応じ議事録シートに「参考資料」欄を設け、当日ホワイトボードに書かれた内容の画像添付なども効果的です。

まとめ

ミーティング終了後、約一週間以内にメール添付配信をしましょう。また、ISO などの仕様で、関連各位に内容を間違いなく伝えた証として一番後尾に参加者全員の印鑑欄を設ける場合もあります。

 

この記事を読んだ方はこんな記事も読んでいます