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ミーティングの効率化を図ろう

ミーティングを行うと、進行がスムーズにいかなかったり、だらだらと間延びしたりしてしまう事があります。そういったミーティングは、効率が悪いだけでなく、結局何も大切なことが決まらなかったり話がまとまらなかったりします。ミーティングの効率化を図り、建設的で意味のある会議を行うにはどのようなことに気をつけたらよいのでしょうか?

あらかじめ会議で話し合うことを周知しておく

ミーティングでは「どのようなことを決めるのか」などを、参加者に事前に伝えておく事が大切です。事前に内容を知っておくと、発言予定者だけでなく参加者全員が議題について準備をしておくことができるので、ミーティングの進行も非常にスムーズになります。アジェンダや進行表、会議のレジュメなどをメールなどで連絡をしておくのが一番スムーズです。このような事前の対応だけでも、簡単に効率化を図ることは可能なのです。

司会進行役を決めておく

ミーティングの開始宣言から、進行、発言の許可などを行う進行役がいると非常にスムーズです。この場合、誰でもよいというわけではなく、ある程度の人選が必要になります。時間配分を考え、話しすぎる人には適切に区切りを入れたりする場面もあるでしょうし、発言が少ない人から意見を引き出すよう求められる場合もあります。周りが見えて冷静に進行ができる人を選んで進行役を任せましょう。

きっちきちに詰めたりしない

人間の集中力というのは意外と短いものです。長時間休憩もはさまずぶっ通してミーティングを行っても、疲れてしまい話が頭に入ってこなくなってしまいます。このような状態では効率化は図れませんので、適度に休憩を入れるとよいでしょう。また、重い議題を扱う時などは精神的にも疲労感を伴いますので、可能であればどこかでふっと気持ちを緩めても許されるような空気や雰囲気を取り入れられると良いかと思います。

効率の良さばかり追求しない

定例ミーティングなどになると、議題がマンネリ化してしまい、進行も定型化しがちです。このようなミーティングでは効率ばかりを追求せずに、内容の充実化も図っていくべきだと考えられます。何のために効率を良くするのか?そこを忘れては何も得られるものがなくなってしまいますよ。

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