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歓迎会を開こう!新入社員に渡しておきたい案内

新入社員を歓迎会で暖かく迎えてあげるためには、案内状にもその気持ちが伝わるように気配りをして作りたいものです。また、案内状を渡すタイミングや渡し方も気を配ってあげましょう。

案内状で押さえておきたい基本的な項目

歓迎会など、一般的な案内状で押さえておきたい項目は次の通りです。
①開催日時
②開催場所
③参加費用
④出欠連絡の締め切り
⑤幹事名と連絡先
などですが、注意したいのが参加費用です。新入社員に渡す案内状なので、費用面はあえて記入のないものがベターです。普通、歓迎会の場合、主役からは参加費用を取らないので、参加費用の書かれた案内状は印象のイイものではありません。

主役を立て盛り上げよう!

大切なポイントは案内状の冒頭の趣旨の部分です。参加者には、「今年も〇名の新入社員が入社してまいりました、さて、恒例の・・・」といった趣旨ではじまりますが、新入社員に渡すものとして、”恒例”では味気ないですね。新入社員に媚びへつらうことは全くありませんが、歓迎会の主役という意味では彼らを立て、歓迎会自体が盛り上がるような言葉を入れたいものです。
「ようこそ、わが〇〇事業部へ!1日も早く仲間となってもらえるよう、ささやさですが歓迎の会を下記の通り開催いたしますのでご出席下さい!」

歓迎の気持ちを表す方法

幹事や参加メンバーは恒例なので、雰囲気はわかっていますが初参加の新入社員はわかりません。もしかしたら、挨拶か何かをしなければならないのではという不安があります。そこで、メールなどで一方通行で事務的に知らせるのではなく、案内状を直接手渡し、簡単なスケジュールや挨拶の出番など言ってあげると安心します。また、案内状もデコレートした案内状に仕立ててあげると歓迎度が伝わります。

まとめ

新入社員がうまく職場に溶け込んでくれるきっかけがこの歓迎会です。それは結果的に早く職場の戦力となり、みんなが助かることになります。自分たちの新入社員時代のこと、歓迎会のことを思い出し、歓迎会が有意義になるよう案内状を渡して上げましょう。

 

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