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懇親会の案内メールに返信をしてくれない人への上手な催促の方法

懇親会への案内を多くの人に送らなければいけない場合、メールを使って案内状を送付し、出欠をメールで返信してもらう方法があります。
この方法だと案内状を出すのにかかる手間が少なくて済む一方で、なかなか返信してくれない人がどうしても出てきます。どうすれば返信してもらえるのでしょうか。

メールを返信しない理由

懇親会への出欠メールを返信してくれない理由には主なものがいくつか考えられます。まずは、そもそもメールが紛れ込んでしまって、内容を認識してもらえていないケースです。他には、メールを見たものの、出席できるかどうかを後で確認してから返信するつもりだったのが、そのまま失念してしまったケースが考えられます。

追加情報を与えて好感度アップ

参加人数によって会場を調整する必要がある場合などには、早めに返信してもらわないと困ります。こうしたときには催促メールを入れることになりますが、その際に初めの案内状より詳しい内容について記載し、嫌な感じを与えないようにしましょう。現状でどのくらいの人が参加希望しているかといった情報を提供しても良いでしょう。

返信のハードルを下げる

懇親会の出欠に関するメールの返信をしてもらうには、返信のハードルを下げることも効果的です。「出席」と返信した場合でも、都合が悪くなれば随時「欠席」とする旨のメールを受け付けることを明記するなどが有効です。

相手の立場に立つこと

メールの返信を催促する場合でも、相手の立場に立つことが大切です。相手が気持ちよく感じてくれれば、メールに返信してくれる可能性が高まります。

まとめ

「なんで返信してこないんだ。」といらだつこともあるかと思いますが、最後まで根気強く対応することが大切です。

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