日程調整サービス『調整さん』が運営する新しいメディア

同窓会で受付をスムーズに済ませるには

学校の規模で違ってきますが、同窓会を実際に開くと、受付に戸惑ったり手間がかかったりするものです。今回は、同窓会で受付をスムーズにすませる方法についてご紹介します。

最終的な人数を把握することが大事

同窓会が開かれる日程の1ヶ月前までには、会場に対してどれくらいの人数が集まる予定であるかどうかを報告することが必要です。開催する直前に報告することになると、大きな人数のずれが生じて、追加の費用がかかってしまうおそれがあるからです。ですので、それを考慮に入れて、人数の把握は逐一するようにこころがけてください。

受付をするとき

同窓会の当日、幹事や幹事補佐をしている人たちは、同窓会の1時間前には集合して会場に入っておきましょう。ホテルが会場ならば、ホテルの従業員との打ち合わせを行ったり、受付をする幹事補佐や司会をする人などの役割をあらかじめ決めておくとスムーズに行えるでしょう。

必ずチェックを行う

とくに規模の大きな学年単位での同窓会は、人数もそれなりに多くなりますから、参加者のリストを作って把握しておき、それを活用するようにしましょう。とくに会費などの金銭的な大事な物事は、お金の数え間違いには十分に注意を払ってください。のちのち、アルコールが入ってからもめることがないように、必ず参加者名簿に記載をするようにしたほうが良いでしょう。

まとめ

このように、同窓会での受付は数字に長けた人が行うことが望ましこともあるかもしれません。また、同窓会参加者名簿を有効活用すれば、受付はスムーズに終わります。

この記事を読んだ方はこんな記事も読んでいます