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たくさんの人に来てもらおう!壮行会の案内メールの書き方

壮行会の案内メールを出すときには、盛り上がるようにできるだけ多くの人に来てもらえる書き方を工夫する必要があります。どうすれば多くの人に来てもらえるのでしょうか。

参加のハードルを下げる

まずは文体を柔らかくするなどして、参加のハードルを下げましょう。格式ばったメールだと、壮行会自体もかたい印象を与えてしまい、少し遠めの関係の人は参加をためらってしまいます。気軽に参加で切ることが文体からも伝わるように、ソフトなタッチでメールを書きましょう。

参加のメリットを伝える

次に、参加のメリットを伝えましょう。参加者自体も楽しめるイベントを記載したり、社内の人間関係を広げるチャンスがあることを伝えたりといった工夫をし、参加するメリットを伝えましょう。参加しようかどうか迷っている人も、自分にもメリットがあるとなれば割り切って参加しやすくなります。

<h3早めの反応を求める

さらに、メールに対してはやめに反応してもらえるようにしましょう。この点については、「返信は○月○日まで」などという締め切りを強調するのではなく、「早めに参加決定してもらえると準備がはかどり、壮行会がさらに盛り上がる」といった訴え方をしてみましょう。こうした方法をとれば、予定を早めに確保してもらいやすくなり、壮行会への参加者が増えます。

受信者の立場にたって工夫しよう

このように、メールに工夫をすることで、壮行会への参加者を集めやすくなります。人数が多いほうが盛り上がるので、ぜひ受信者が着たくなるような工夫を込めたメール案内を送りましょう。

 

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