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懇親会の案内はメールでいい?〜幹事が注意すべきマナー〜

初めて懇親会の幹事を任されてしまいました。一体、どのように開催の告知をすればいいのでしょうか?最近は社内メールを使用して告知をする場合も多いようです。注意するべきマナーについて考えてみましょう。

開催日直前の送信になっていませんか?

日常の業務に忙殺されてしまい、ついつい会場選定など幹事の仕事が後回しになってしまいました。出張や接待などが入っているとどうすることもできません。告知のメールは少なくとも1週間以上前には出すようにしましょう。逆にあまり早く出しすぎると忘れさられる危険があるので、1週間~10日前くらいが適当だと思います。

宛先に漏れはありませんか?

開催する日時、場所も入れたし、「よし、送信しよう!」というあなた。ちょっと待って。本当に声をかける人に漏れはありませんか?万一漏れがあるとその後の関係にヒビが入ってしまうかもしれません。必ず宛先を確認してから送信するようにしましょう。

メール送信後は必ず声かけを!

メールは送ったし、あとは返信を待つだけ。これではいけません。メールを送信した後は、必ず朝礼や終礼、ミーティングの場を使用して「メールでも告知しましたが、懇親会にぜひご参加ください。」と一声かけるようにしましょう。個別に「メールを送信したので、ぜひ参加してくださいね。楽しみにしています。」と声をかければ、返答の回収率も上がり、あなたの幹事としての評価も上がること間違いなし!

まとめ

いかがでしたか?この3つに注意して幹事の仕事を進めれば、メールでの告知でも出席率があがること間違いなしです。あなたへの信頼もあがり、よい経験になるはずです。幹事の役割は大変ですが、みんなが楽しめる明るい懇親会にしてください。

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