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同窓会の案内状を送る際に、幹事が気を気をつけるべき挨拶文の書き方

同窓会では、昔に戻って友人たちと語り合えるのですから、その楽しさは格別 です。そして、その楽しさを引き立てる幹事の仕事も大変です。

同窓会の幹事の役割

幹事は計画性、協調性、企画力、調整力、忍耐力などが要求され、また職務遂行能力も問われる大変な仕事です。手順が悪かったり、参加者の感情を害してしまうことがあったら、すぐに苦情が寄せられるかもしれません。それだけに、もしも幹事をまかされたなら、一人前と認められているとも言えます。

挨拶文で幹事が気を気をつけること

一般的に、案内を送る場合にはメールや手紙では出さないで、往復はがきを使います。簡単な時候の挨拶の後に、開催する同窓会の案内が続きます。学校全体の同窓会で参加者の年令の幅が広いときには丁寧な文体で、クラス会に近い同窓会で参加者のほぼ全員が顔見知りのときには、親しみも込めた文体にするなどの変化をつけます。
恩師に出すときには、近ければお宅に伺ってお誘いするか、印刷ではなく手書きの手紙を送るか、電話で都合を聞いて日程を決めたそのあとで、手書きを添えた招待状を送るか、などの気ずかいが望まれます。

案内状で気をつけること

同窓会開催の日時、場所とできれば簡単な地図か行き方の案内、会費、恩師が参加できる場合にはその恩師の名前、服装とか持ってくるべきものなどの参加に当たっての特別事項、会場の電話番号、幹事の名前と連絡先、などとともに、往復はがきの返信用を使って、必ず出欠の返事を出してくれるように頼みます。なお、幹事の連絡先の電話番号のところに電話受けが可能な時間帯を付け加える配慮も喜ばれます。

幹事が気を気をつけるべき挨拶文の書き方、まとめ

まず第一に、案内状を受け取った人が出席してみたい、という気になるような文体と文章が大切です。その状況に合わせて選んでいくのも幹事の見せ所です。

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