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懇親会という一大イベントを成功させよう!企画の進め方教えます。

懇親会を単なる飲み会ではなく、会社や団体の特命を背負った一大イベントとして成功させるにはそれなりの企画力が必要です。と、言っても難しく考えずステップを踏んでわかりやすく説明しましょう。

懇親会の目的を明確にする

企画の第一歩は、懇親会の目的を明確にすることから始めます。会社や団体の特命なら、たとえば「会社創業50周年記念」とか、「地元団体との定期懇親会」といったように、何のための懇親会なのかというコンセンサス=合意を取り付けます。
この例なら、記念式典や勉強会、セミナーとセットになった企画をするという方法もあります。

主催者側と招待客側の対象者を決める

懇親会は相互交流とか情報交換とか言いますが、基本的に主催者と招待客に別れます。
企画を進める上での次のポイントは、主催者側と招待客側のヘッド、つまり一番偉い人をそれぞれ誰にするかを決めます。
これにより、懇親会の対象者数が決まり、予算、会場選定、料理や飲み物選定などに繋がって行きます。

司会進行者の指名と企画への参加

次は懇親会の目的に沿って、中身を決めていきます。盛り上げるためのイベント、ゲストなど案を出します。
招待する人たちにどうしたら喜んでもらえるかということです。
この時、合わせて司会進行者を指名し企画に参加させます。だいたいの輪郭に従って、一緒に懇親会の開会挨拶、乾杯、締めで挨拶をお願いする人の選定をし、式次第のように時間割を作っていきます。

まとめ

懇親会成功の最後の詰めは、実際の会場でのシミュレーションです。特に、指名された司会進行者の役割は大きく、進行表をアレンジしながら実践的な練習をしておきます。場合によっては、プロを雇うことも考えるべきです。

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