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同窓会の幹事をやることに。幹事の仕事ってなに?

同窓会の幹事をやることになったけれど何すればいいの?
スムーズに運べるよう、まずはやるべきことを書き出してみました。

開催地を決め、会場を押える

まず決めることは日時と場所です。
何人くらい出席できそうかで会場の広さも変わってきます。
リッチにするかリーズナブルにするかでも変わってきますね。
絶対、話足りない人がでてきます。二次会の会場も押さえておきましょう。

会費の設定

単純に飲食にかかる費用だけ考えていると、思わぬ負担が幹事に降りかかります。
案内状の郵送料、電話代、恩師へのお土産代、名札作成などこまごまとした諸経費も考慮したほうがいいでしょう。
参加人数分で予約した場合、ドタキャンがあった時のことも考えておく必要があります。

名簿作成と案内状送付

案内状を作ります。往復はがきを利用するのが一般的のようです。
名簿は母校の同窓会事務局から取り寄せましょう。
現住所が分からない人は実家宛てに送りましょう。
ここでは転居先不明でかなり戻ってくることを覚悟した方がいいです。

出欠管理と転居先不明者の管理

きっと転居先不明者が多いことに驚くでしょう。
ここではSNSの力を借りましょう。ただし、住所は個人情報なので慎重に扱ってください。
出席者がわかったら、名簿・名札を作りましょう。

当日の企画・運営

同窓会をどうやって盛り上げるか?進行係の幹事の腕の見せ所になります。
ただの集まりにしてしまうと自慢話合戦と化したり、話についていけないボッチが多数出現し、次回の開催が危ぶまれますよ。
校歌、写真、ビデオ、ゲームなどを駆使して会を盛り上げましょう。

受付・集金・精算

大金を扱うので気を使いますね。
精算が終わるまで気が抜けないところです。

まとめ

幹事さんの仕事はこんなにあります。ひとりでは無理ですから大勢の協力が必要ですね。

 

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