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意外と忘れがち!?懇親会の案内を社内に送る際に気を付けるべきこと

会社の懇親会を開催することになり、その案内をするという役回りになったとき、心得ておきたいポイントがいくつかあります。なるべく多くの人が気持ちよく参加してくれて、上司にも部下にもスマートに見える、そんなポイントとは?

メールと文書の使い分け

懇親会といっても、目的、会場、参加者数なども千差万別です。最近は全社メールや、社内ネットワークの掲示板などで案内をする場合も多いようですが、それは「一番いい」案内方法でしょうか? 全社的な案内であれば、役員以上の方々には文書で案内し、それ以外の人にはメールで…など、相手に合わせて複数の案内方法を使い分けるのもスマートです。

必要最低限の情報のみ入れる

不特定多数の人が目にする案内ですから、誰が読んでも違和感のない内容であるべきです。そう考えると、趣旨、開催日時や会場などの詳細、会費、出欠確認の方法といったことを簡潔に伝えるだけで十分と言えるでしょう。つい洒落た一言を入れたくなるかもしれませんが、そこはグッと我慢です。

できれば社内行事だけではなく、得意先の行事も確認

懇親会を開催する場合、できるだけ多くの人に参加していただきたいのは当然ですが、この人にはぜひとも参加していただきたい!というキーパーソンがいるはずです。社内の懇親会の場合、社内の行事を確認はすると思いますが、得意先など関係先の行事を確認しないことが多いようです。キーパーソンとなる人は責任のある仕事をしていることも多く、得意先との会食や得意先のイベントなどに顔を出す予定が入っていることも多々あります。ご本人に確認できる場合は確認したり、事務担当や秘書などに事前に確認を入れるのもスマートです。

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