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資料を有効に使った会議の進め方

見やすい資料は会議の推進力

会議の資料作りにはコツが必要です。必要な情報を羅列するだけでなく、会議中に役立つような資料作りを意識しなければなりません。

会議中の沈黙は資料が原因

資料が不十分ですと、会議中に度々沈黙の時間が訪れます。誰もが黙り込み、意見を出さないまま、無駄な時間が過ぎていく……。そんな会議中の沈黙を防ぐためにも、アイデアが浮かびやすい資料作りをする必要があります。
アイデアを浮かびやすくするためには、装飾を極力省いた資料を作成するよう、心がけましょう。目上の人物に配布する資料であっても、挨拶やご機嫌伺いの言葉を散りばめた資料は望ましくありません。

箇条書きで要点をピックアップ

人は文章を読む時、思った以上に集中力を必要とします。会議の参加者は既に、「他人の話を聞く」「自分のアイデアを考える」という二つの事柄を同時に行なっているため、「資料を読んで理解する」という事柄が加わると、情報を処理しきれずに黙り込んでしまうのです。
箇条書きは見やすい資料を作り出す基本です。また、見出しを活用することも見やすい資料に繋がるでしょう。ぱっと見ただけで、知りたい情報がどこに書いてあるかわかるような資料が会議に役立つ資料です。

会議中、資料を有効に使うためには

会議中の資料は「アイデアを生み出すためのレシピ」であるとイメージしておきましょう。自分の見解を資料に記すべきではありません。会議の進行役は、進行役であると同時に参加者でもあります。意見は口頭で述べていきましょう。

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