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【失敗しないための基礎講座】イベント・式典の案内状の正しい書き方〜ビジネス編〜

案内状とはイベントや会合の日時、内容、費用、詳細などを知らせたり、
招待するために必要な文書です。
特にビジネス文書としての案内状は、大事な取引先や関係者への通知となる場合もありますので細心の注意が必要ですね。

案内状を出す時期について

出席、欠席を伺う場合の案内状、イベントに宿泊が必要な場合などは特に
早めに案内状を出したほうがいいですね。
人数が多ければ、さらに1か月前には出欠の返事がいただけるようなスケジュールが必要です。

案内状を作成する際のポイント

「いつ?(何時から)」
「どこで?」
「何が必要なの?」
「どんな内容?」

など、日時、場所、金額他が詳細にわかるものでなくてはなりません。
また、担当者に連絡が取れる電話番号は必ず記載しましょう。
直前に参加者の出欠の変更があった場合対応できるようにするためです。

また、社外文書の場合は問い合わせがあった際にきちんとした応対ができるよう
社内でイベントについて把握しておく必要があります。

案内状の注意点

ビジネス用途の案内状の場合は往復ハガキは使用しません。
白い封筒に返信用ハガキを同封するか、FAXの返信用用紙を同封します。

返信用のあて先に自分の会社や名前を書く際は、「御中」「様」などはつけないのがマナーです。「○○行」と書きます。

まとめ

ポイントとマナーさえわかっていれば、すぐに案内状を作成することができます。
最初に簡単な挨拶をそえて、日時、場所、金額など誤りがないようチェックすることをお忘れなく。

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