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案内状の書き方のコツ 〜忘年会編〜

ビジネスでは、さまざまなシーンで書類を書くことがあります。
それはには仕事関係の書類だけではなく、イベントの案内状なども含まれます。

もしあなたが忘年会の案内状を書くことになったならば、以下の点に気をつけましょう。

案内状の役割

案内状の大きな役割は3点あります。

1.相手を招待する
2.通知する
3.出欠を尋ねる

「通知する」というのは、会の目的や内容、日時、場所などを相手に伝えることです。
また、忘年会の準備をするに当たり、どのくらいの人数が来場するのか事前に知っておく必要があります。そのために出席、欠席を尋ねる必要があります。

案内状を出す時期

なるべく早く出した方が慌てずに済みます。
特に忘年会が宿泊を伴うものならば、部屋の手配もあるため、早めに出欠を知っておく必要があります。

遅くても1ヶ月前には、参加者の出欠について把握しておきたいです。
そうなると、実際に案内状を出すのは、もっと前になりますね。

案内状の内容

「拝啓」「敬具」などの決まり文句を忘れないようにしましょう。
季節の挨拶文は省略しても特に構いません。

また、日頃お世話になっているお礼やねぎらいの言葉を入れておきましょう。

会の目的、日時、場所などの連絡事項を書いておき、簡単な会場の地図などを入れておくと先方も分かりやすいです。

まとめ

スムーズな忘年会にするためには、事前の準備は欠かせません。
案内状の送付もその一環となります。

事前にしっかりとした準備を行い、ミスのない運営を行いましょう。
その年の疲れをねぎらう忘年会ですから、みんなが快くなるような会を運営したいですね。

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