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案内状の書き方のコツ 〜懇親会編〜

案内状の書き方にはさまざまな書式があって分かりにくいと感じませんか?内容によってアピールするポイントも違うし、文面も工夫が必要になってきます。
今回は「懇親会」についての案内状の書き方のコツについて調べてみました。

案内状の内容で注意したいこと

懇親会に限らず、どのような内容の案内状でも必ず気を付けなければいけない注意点というものがあります。
まずは宛名を明確にします。次に対象となる日付ですが、〇〇年〇月とし、〇日ではなく「吉日」としましょう。更に必要なのが時候のご挨拶です。
内容的には案内文(主文)を結びに繋げる為の言葉を忘れてはいけません。例えば「お手数ですが」であったり、「ご多忙中、大変恐縮ですが」などです。
文面が相手にとって失礼のないように細心の注意を払いましょう。ここを疎かにするとクレームに繋がる場合もあります。

懇親会の案内状に込める意味

懇親会とは本来、初めて集う人達が親睦を深める、或いはこれまで一緒に仕事をしてきた仲間がより一層絆を深める等の意味があります。
ですからあまり堅苦しい内容というのも考えものです。最低限注意しなければならない案内状のマナーに従っていれば、それほど堅苦しい内容にする必要はないのです。
ただ、どういう人達を対象にしていて、どういう集まりにしたいのかを明確にしましょう。

懇親会の案内状を送るタイミング

堅苦しい内容にする必要はないと言いましたが、案内状を発送するタイミングにも心を配りましょう。
相手の都合を無視するようなタイミングで発送してしまうと、相手の気分を害する場合もありますし、或いは思ったように人が集まらず、せっかくの懇親会が失敗に終わってしまうことだってあり得ます。
事前に相手が予定を組みやすいように、最低でも1か月くらいの余裕を持たせて発送するくらいの注意はしましょう。

まとめ

社会人として、どうしても必要になってくるビジネスマナーの一つがこのような文面のやり取りです。その最も初歩的なものが「案内状」だと言えます。これがきちんと書けるようになれば、他のもっと難しいとされる文章も書けるようになるでしょう。
そう受け止めて、相手に好感を持ってもらえる案内状作成に取り組んでみましょう。

 

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