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社員旅行の幹事を任された!段取りよく進めるコツ

限られた予算の中で、何十人もの希望を伺いつつまとめつつ、当日も上手く引率できなければならない幹事さんは大変!
社員旅行は特に、世代の違う社員同士の団体行動のため、企画が難しいのは当たり前です。
ですが、数ある会社の数ある社員旅行、調べ上げれば傾向などは出てくるはずです。
段取り良く進めるコツを導きだしてみました!

企画のコツ

社員旅行の幹事を任されたら、まずは情報収集です。
アンケートなどで社員の希望を伺ってみましょう。
過去の行き先なども調べ、近々に行った行き先は候補から外します。
あと大事なのはテーマです。
新入社員が多いから親睦を図りたいのか、普段は机仕事だからみんなで一緒にスポーツを楽しみたいのか、普段は忙しいからくつろぎたいのか、目的をしっかりミーティングしましょう。

予算組みのコツ

社内の積立金のみで考えるか、追加をしてでも希望に沿った行き先にするのかを決めなければいけません。
これもアンケートなどで意見を募りましょう。
団体の場合、泊まりやすい宿とそうでない宿、泊まりやすくても時期によって料金が違ったりしますので確認を。
旅行会社さんなどを利用しプランニングするのも良いでしょう。

準備のコツ

日程、行き先、予算、テーマが決まれば、立ち寄りたい観光地なども出てくるでしょうからそちらも組み込んだ希望を伝え、数社の旅行会社からプランや見積りもらって比較をしましょう。
そして内容をじっくり比較します。
日程に無理が生じないか、ルートに時期的な混雑などは考えられないかなどなど隅々までチェックしておきましょう。
ここは年長者の身になって考えるのがコツです。
むしろ年長者の方に体力的に問題ないかなど直接聞いても良いくらいです。

部屋割りのコツ

これも重要です。
10人単位の大部屋ならくじ引きなどで決めてしまうのも良いでしょう。
しかし2~3人部屋などは60歳の上席と20歳の新入社員などが当たってしまうと、ちょっと可哀想なので気を使ってあげましょう。
年齢や役職別のくじを作るか、普段見ていて仲が良い人達を一緒にするなどで良いと思います。

当日

要所要所で必ず点呼を取りましょう。
中には開放感から「ここは楽しそうだから自由行動20分伸ばしてよ」「お土産買い忘れたらからちょっと戻って」などなどわがままを言い出す社員は絶対にいます!
ここは頑固に事前に決めたスケジュール通りの行動を押し通して大丈夫です。
というのも、予定通りすすめられるところは何が何でも予定通りに進めなければいつか起こるハプニングに対応できなくなるからです。

おわりに

私は20代~60代の女性が30人いる会社で幹事を務めた経験がありますが、全員の意見が一致することはまず無いです。
ですのでアンケートが重要になってきます。何かあればアンケートで意見を募り反対意見に対して「みんなの意見です」と言えるようにしておくのが一番のコツです。

 

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