【受注率UP】営業の日程調整メール5つのポイントとシーン別例文

営業は外出することも多く、時には終日外出ということもあります。
そのため、移動しながらメールのチェックや作成をすることもあるでしょう。

しかし、メールはお客様との大事なコミュニケーションの1つです。
メールでの小さなミスがお客様との関係を壊してしまうこともあります。

メール作成のポイントを押さえて、移動中でも効率よく正確にコミュニケーションを行うことが重要です。

営業が送る日程調整メールは2種類

営業はお客様に対し、「訪問」「来訪」「web商談」などのために日程調整メールを送る場面が多々あります。
シーンはさまざまですが、日程調整の相手は2種類に分類されます。

新規顧客への営業活動

問い合わせや紹介によって新規顧客へ会う約束を取り付けた際、営業活動のための日程を決めます。

新規営業のメールは営業マンであるあなたの印象だけでなく、会社そのものの印象を決める大切なコミュニケーションです。
そのため、良い第一印象を獲得するためにも、いつも以上に「スムーズさ」と「内容の的確さ」が必要になります。

既存顧客への営業やフォロー活動

既存顧客への営業やフォロー活動を行うために、お客様に時間を作ってもらいます。

特にアップセルの営業活動は、「何か売られるのではないか」とお客様の腰が重くなりがちです。
的確な日程調整依頼のメールを書かなければ「都合がつかないのでしばらくは難しい」と断られてしまいます。

営業が日程調整メールを作成する時のポイント5つ

営業が日程調整メールを作成する際、ポイントになるのは5つです。

件名（タイトル）に簡潔に要件を書く

日程調整メールの件名（タイトル）には、簡潔に要件を書きましょう。

お客様は日々多くのメールを受信するので、優先順位が高そうなメールからチェックするものです。
そのとき、例えば「この間の件です」のようなメールの中身が分からないような件名だと、メールの確認を後回しにされてしまいます。

件名の例文

複数の日程候補を書く

日程調整メールを送る際、日程候補は複数記載するようにしましょう。

メリットは下記の通りです。

• 都合が合う確率が高くなるので、メールのやり取りがスムーズに行える
• 複数提示することにより「お客様との打ち合わせが大事」だと伝えられる

その為、3～5個程度の希望日時を提示しましょう。

候補日程の例文

日程調整ツールを活用する

お客様に日程候補を提案する際、TimeRexなどの日程調整を自動化するツールを活用する方法があります。

空き予定を確認し、メールへ記載・仮予定の登録というように、日程候補の提案は時間がかかります。
そこで、GoogleやOutlookカレンダーと同期し、空き予定だけを自動抽出してくれる日程調整ツールを活用する人が増えています。

日程調整ツールを活用すると、日程候補の提案は空き予定を同期したURLを転記するだけで完了するので、時間短縮につながります。
また、メールを書きながら自分のスケジュールを仮予定で押さえる必要がなくなり、移動時間でもスムーズな日程調整が可能です。

日程調整ツールを活用した例文

日程が合わない場合は希望日程を教えてもらう

こちらが提示した希望日程に対し、お客様の都合がつかない場合は、返信時に希望日程を教えてもらいましょう。
その結果、メールを行う回数が1つ減るので、お互いにとって時間の短縮になります。

希望日程を教えてもらう例文

宛名は正しく表記する

お客様の宛名（会社名/部署名/役職）は、正しく表記しましょう。

株式会社を（株）と略したり、役職名を略したりしてはいけません。
また、役職名に敬称はつけません。

部署名が長すぎる場合には、会社名と名前だけでも問題はありません。

正しい表記の例

• 株式会社×× 第2営業部　○○部長
• 株式会社×× 課長　○○様

誤った表記の例

• 株式会社×× システム部 ○○係長様（役職名に敬称はつけない）
• （株）×× 　○○部長（株式会社を略さない）

宛先「To/Cc」をうまく使い分ける

日程調整メール送信時の宛先「To/Cc」を、うまく使い分けましょう。

例えば、打ち合わせに出席する人が、複数名の場合があります。
お客様が既存顧客の場合には、同席する人のメールアドレスを把握していることもあるでしょう。

その場合には、あて先を下記のようにすると良いです。

To

先方の直接やり取りをしている担当者

Cc

打ち合わせに同席する他担当者

Toに先方の担当者だけを入れるより、Ccにも関係者を入れた方が、日程調整にかかるトータル時間の短縮が期待できます。
担当者から同席者に日程を確認してもらうより、日程候補を全員に一度で確認してもらえるからです。

営業が日程調整メールを送る時に使える参考例文

▼件名
【株式会社○○】○○（製品名）の機能に関するご説明の日程について

▼本文
○○株式会社
第3営業1課
○○ ○○様

お世話になっております。
株式会社○○の○○でございます。

いつも弊社製品「○○」をご利用いただき、ありがとうございます。

先日、本ソフトウェアに対してご要望いただいた内容をもとに、弊社のシステム事業部内で打ち合わせを行いました。

その内容をまとめましたので、貴社にお伺いのうえ、1時間ほどお時間頂戴できますと幸いです。

下記日程のご都合はいかがでしょうか。
・○月○日（月）14:00～17:00
・○月○日（木）13:00～18:00
・○月○日（金）終日

こちらの希望を申し上げてしまいましたが、ご都合が合わないこともあるかと思います。
その場合には大変お手数ではございますが、○○様のご都合のよろしい日程をいくつかご教示いただけますでしょうか。

ご多忙の中とは存じますが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。

お客様が返信しやすい日程調整メールで営業効率を上げる

営業の日程調整メールは

• お客様が返信しやすい
• メール作成に時間をかけない

の2点が重要です。

日程調整に時間をかけている間に、競合他社にお客様を取られてしまうかもしれません。
スムーズで的確な日程調整メールは、せっかくの営業機会を逃さないために不可欠です。

ポイントを押さえた日程調整メールで、営業効率UP・受注率UPを目指してください。