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社内の日程調整のポイントとメール例文

社内での日程調整メールは部署を問わず多くのビジネスマンが日常的に行う業務の1つです。相手や状況により内容を変える必要があるので、面倒に感じることも多く、効率的に行いたいものです。実はポイントを押さえれば、社内での日程調整はとても楽になります。

社内の日程調整のポイントとメール例文

社内で日程調整をする場面は、日常的にあります。
今までは直接声をかけて日程調整することも可能でしたが、テレワークの推進によってメールやチャットで日程調整するケースも増えているのではないでしょうか。

しかし、相手の日程確認をして返事を待ち、予定が合わないので再度日程調整ともなると、面倒に感じることもあるでしょう。
ほかの業務と並行して行っているのであれば、尚更です。

社内での日程調整がストレスになる前に、ポイントを押さえて効率化をはかりましょう。

社内で日程調整が必要なシーンとメール例文について

まず、社内で日程調整が必要となるシーンと課題について整理します。

1on1でのミーティング

上司と部下のコミュニケーションとして1on1ミーティングを取り入れる企業が増えています。

1on1は週に1回から月に1回程度の頻度で継続的に行われるケースがほとんどです。
それに伴い日程調整も毎週・毎月発生することになります。

また、1on1ミーティングでは上司から部下へと日程調整を行うことがほとんどです。
日々の業務に加えて多くのメンバーを抱える上司にとって、毎週の日程調整は大きな負担になります。

そのためポイントを押さえた効率的な日程調整が必要です。

1on1ミーティングの例文

1on1ミーティングは毎週水曜日10:00〜から行います。
都合が悪くなった場合は翌週へリスケします。
ただし、リスケが2回以上続くようであれば、直近で再度日程調整をし、実施いたします。

継続的なミーティングであれば、曜日や時間を固定した定期開催とするのがいいでしょう。
しかし、お客様との商談などで都合が悪くなる場合も考えられます。

都合がつかなくなった場合の対処をあらかじめ明記しておくことで、日程の再調整がしやすくなります。

集団での社内会議・打ち合わせ

支店内での会議や新商品の打ち合わせなどで、集団に対して日程調整をすることがあります。
対象者は複数名存在し、他支店などの遠方から出席してもらうこともあるため、スムーズな日程調整が必要になります。

1on1より対象人数が増える分「日程調整メールの送付」や「返信管理」などの作業が増え、より煩雑になります。
日程調整に時間がかかると通常業務に使う時間にも影響が出るので、効率化は必須だと言えます。

集団での社内会議・打ち合わせの例文

以下日程で関東エリア営業部部長会議を行います。
○月○日(○)13:00〜14:30
出欠につきましては、○月○日までにご返信をお願いいたします。
代理出席の場合は出席者のお名前もあわせてご連絡ください。

返信期日を明記のうえ、期日前にリマインドを行うと良いでしょう。

イベント開催時

社内でのイベント開催時に、日程調整は必須だと言えます。
対象人数が多いほど日程調整に時間がかかるので、いかにスムーズに調整するかを考える必要があります。

イベント例は、下記などです。

  • 社員総会
    基本的に、日程は会社の方で設定します。
    社員全員の出席は難しいかもしれませんが、役員などの必須出席者の日程調整が必要になります。
  • 歓送迎会
    社員の「歓迎会」や「送迎会」を開催する際に、日程調整を行います。
    主役の「新入社員」や「退職する社員」の日程調整をしたうえで、他参加者の日程調整を行うため、日程調整が2回必要になります。
  • スポーツ大会
    運動会やサッカー大会などの「スポーツ大会」を行う会社もあるでしょう。
    「参加者が一番多い日程」で開催するか「全員参加が可能な日程」で開催するかを決め、対象者に日程調整を行います。

イベント開催時のメール例文

本年度の社員総会の開催が決定いたしました。
役員の皆さまのご都合と会場の空き状況を確認の上、開催日を決定いたします。
つきましては以下の各日程に対して、ご都合を○・×でお答えいただけますでしょうか。
・○月○日(○)
・○月○日(○)
・○月○日(○)

参加者の日程調整の他、会場の空き状況などを考えなければいけない場合は、都合の良い日を1つ選んでもらうのではなく投票制にするといいでしょう。

社内での日程調整メールを効率化するポイント5つ

5つのポイントを押さえることで、社内の日程調整は効率化することができます。

1|日程を複数提示する

日程調整をする際に、日程は複数提示しましょう。

1つしか提示しない場合、相手の都合と合わない可能性が高くなります。
そうすると何度もやり取りをすることになり、双方にとってストレスがかかるうえ、時間も取られてしまいます。

目安として3~5個程度の日程を提示しましょう。

2|返信期限を設ける

日程調整をする際に、返信期限を設けるとスムーズです。
返信モレが少なくなりますし、期日を過ぎたら催促もしやすくなります。

3|やり取りを行う回数を少なくする

日程調整を効率化する為に、やり取りを行う回数を少なくすることは大切です。

例えば日程調整をメールで行う際に「メール作成」「メール送信」「回答を待つ」という一連の流れがありますが、やりとりを行う回数が減るほど、この流れも比例して減ります。

4|日程調整ツールを活用する

社内での日程調整をする際、TimeRexなどの日程調整を自動化するツールを活用する方法があります。

空き予定を確認し、メールへ記載・仮予定の登録というように、候補日程の提案は時間がかかります。
そこで、GoogleやOutlookカレンダーと同期し、空き予定だけを自動抽出してくれる日程調整ツールを活用する人が増えています。

日程調整ツールを活用すると、候補日程の提案は空き予定を同期したURLを転記するだけで完了するので、時間短縮につながります。

5|日程調整メールをテンプレート化する

「1on1用」「集団での打ち合わせ用」「イベント開催用」など、いくつかのパターンに合わせてテンプレートを持っていると、メール作成のための時間はぐっと短くなります。

特に新卒の方や入社後間もない方は、メール作成に時間を取られてしまうこともあるので、 社内調整はもう怖くない!日程調整メール4つのポイントとシーン別例文を参考に、テンプレートを持っておくと便利でしょう。

社内の日程調整メールの効率化で、時間を有効に使う

社内の日程調整の効率化で、時間を有効に使うことができます。
日程調整は大切な仕事の1つですが、時間をかけるものではなく、いかに短時間で効率的に行えるかが重要です。

その他の時間は、本来の業務にしっかり使うべきです。
社内の日程調整の効率化を意識し、できる社会人への第一歩を踏み出してください。

 

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