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社内調整はもう怖くない!日程調整メール4つのポイントとシーン別例文

社内の日程調整メールは、1on1や集団での打ち合わせの為に行います。またテレワークの普及により、対面・webなどの形態がとられています。こういった状況に対応し、迅速に日程調整を行うには、ポイントを押さえることが必要です。

社内調整はもう怖くない!日程調整メール4つのポイントとシーン別例文

社外の人への打ち合わせ依頼メールは「失礼がないか」「内容に誤りはないか」をじっくりと時間をかけて確かめながら作成するのに対し、社内の人へのメールは片手間に済ませてしまっていませんか?

社内の場合も、日程調整メールはポイントを押さえて作成する必要があります。
日程調整メールのやり取りがスムーズだとお互いの時間を有効に使えますし、ストレスも少なくなります。

社内で日程調整メールを送る場面は2パターン

社内では、会議などで日程調整メールを送ることがありますが、送る場面は主に下記2パターンです。

1on1(1対1)での打ち合わせ

2人での打ち合わせ、つまり1on1(1対1)での打ち合わせの為に、日程調整メールを送ります。
上司と部下でのミーティングや、部署内での個別打ち合わせ等があります。

集団での打ち合わせ

全体会議等の為に、集団に対して日程調整メールを送ります。
複数人の日程調整をするので、1on1での日程調整以上に「スムーズさ」を意識する必要があります。

社内で日程調整メールを作成する時のポイント4つ

4つのポイントを押さえるだけで、誰でも簡単に日程調整メールを作成することができます。

件名(タイトル)に簡潔に要件を書く

日程調整メールの件名(タイトル)には、簡潔に要件を書きましょう。
件名の内容が分からないと、メールが埋もれてしまったり、見るのを後回しにされることがあります。

件名の例文

【日程調整のお願い】営業2部_臨時ミーティング
【社内会議】_日程調整依頼

複数の日程を書く

日程調整メールを送る際に、日程は複数記載しましょう。
その際、下記について意識すると良いです。

  • 多くの日程を記載する(※目安は3~5個)
  • 全員参加で開催か、もっとも参加者が多い日程で開催かを記載する

多くの候補日程を記載する方がやり取りも少なくなるので、日程調整がスムーズに進みます。

日程を送る際に「全員参加で開催する」のか「一番参加できる人数が多い日程で開催する」のかについても、記載すると良いでしょう。
同時に、参加できる人が多そうな日程を選ぶこともポイントです。

候補日程の例文

下記日程のご都合はいかがでしょうか。
この中で、一番参加できる人数が多い日程で開催する予定です。
・○月○日(○)10:00~12:00
・○月○日(○)14:00~16:00
・○月○日(○)13:00~15:00

日程調整ツールを活用する

社内で候補日程を提案する際、TimeRexなどの日程調整を自動化するツールを活用する方法があります。

空き予定を確認し、メールへ記載・仮予定の登録というように、候補日程の提案は時間がかかります。
そこで、GoogleやOutlookカレンダーと同期し、空き予定だけを自動抽出してくれる日程調整ツールを活用する人が増えています。

日程調整ツールを活用すると、候補日程の提案は空き予定を同期したURLを転記するだけで完了するので、時間短縮につながります。

日程調整ツールを活用した例文

以下URLより、ご都合の良い日程をお選びください。
https://timerex.net/XXXXXXXXXXXX

相手の都合を考慮する

日程調整メールを送る際に、相手の都合を考慮することが大切です。

最近ではテレワークが普及し「対面」ではなく「web」での打ち合わせも増えています。
出社していれば、「ちょっと打ち合わせをしたいんだけどいつが都合いい?」と直接聞くことができますが、テレワークの場合にはできません。

スケジュール上は空いていても前後の予定との都合までは分からないため、相手の都合を考慮しながら日程調整メールを送ることが必要です。

テレワークの普及背景には、新型コロナウイルス・在宅での契約・介護や育児の関係など、様々な要因があります。
これらの背景を考慮しながら、日程を選ぶことも大切です。

返信の期限を設定する

返信期限を設けることは、お互いの為に良いと言えます。
理由は下記の通りです。

  • 相手の返信忘れを防ぐ
  • 返信期限が過ぎたら、催促をしやすい

社内の日程調整メールで使える「シーン別」参考例文

ポイントを踏まえて日程調整メールを作成すると、以下のようになります。

シーン1:参加者が1番多い日程で開催

▼件名
【東京本社_全体会議】日程調整についてのお願い

▼本文
関係者各位

お疲れ様です。
総務部の○○です。

掲題の件、東京本社の全体会議につきまして、開催候補日時をお伝えいたします。
———————————-
開催候補日時:
・○月○日(月)14:00~16:00
・○月○日(木)13:00~15:00
・○月○日(金)10:00~12:00
———————————-

開催場所:東京本社 4F大会議室

皆様お忙しいところ恐縮ですが、できるだけ多くの人に参加していただきたく思っております。

また、参加者が一番多い日程で開催したいと思っております。
お手数ではございますが、○月○日(火)の12:00までに参加可能日程をご回答いただきたく、お願い申し上げます。

以上、宜しくお願い申し上げます。

シーン2:全員参加で開催

▼件名
【日程調整のお願い】商品△△のオペレーション説明について

▼本文
カスタマーセンター関係者各位

お疲れ様です。
営業部の○○です。

新商品△△が完成し、来月10日から販売が開始されます。
今回の商品はかなり複雑なオペレーション対応が予想される為、全員参加で打ち合わせの時間を1時間ほど頂戴できればと存じます。

候補日時
・○月○日(月)14:00~15:00
・○月○日(木)13:00~14:00
・○月○日(金)10:00~11:00

開催場所
2Fミーティングルーム

もしどうしても上記日時で都合がつかない場合、希望日時を複数ご連絡下さい。
皆様お忙しいところ恐縮ですが、○月○日(月)の午前中までに参加可能日程をご回答いただきたく、お願い申し上げます。

社内の日程調整メールで、お互いの時間を有効に

社内の日程調整メールは、相手のスケジュールを確保してもらう為のものであり、お互いの時間を有効に使う為のものでもあります。

日程調整メールには時間をかけずに、他の仕事に時間を使えることが理想だと言えます。
その為、「簡潔さ」「手軽さ」を意識しましょう。

日程調整メールを効率化して、できるビジネスパーソンへの第一歩を踏み出してください。

 

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