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【できる営業への第一歩!】日程調整メール5つのポイントとシーン別例文

営業は外回りをしながら、既存顧客への営業・フォローや、新規顧客への営業を行います。その際に日程調整を行いますが、忙しく走り回る営業にとって事務的作業の時間は極力減らしたいものです。日程調整メールの作成ポイントを押さえると、簡単に効率的な作業が可能になります。

【できる営業への第一歩!】日程調整メール5つのポイントとシーン別例文

営業は外出することも多く、時には終日外出ということもあります。
そのため、移動しながら日程調整メールの作成をすることもあるでしょう。

しかしメールの作成に時間がかかると、本来行うべき営業活動に支障が出ることがあるため、効率化をはかる必要があります。

営業が日程調整メールを送るのは2パターン

営業はお客様に対し、日程調整メールを送る場面が多々ありますが、主に2パターンに分かれます。
打合せ方法としては「訪問」「来訪」をはじめ「web商談」などがありますが、基本的には下記2パターンで日程調整メールを送ります。

新規顧客への営業活動

新規顧客に会う約束を取り付けたら、営業活動のために日程を決めます。
最初に送る日程調整メールなので、第一印象を良くする為にも、いつも以上に「スムーズさ」と「内容の的確さ」が必要になります。

既存顧客への営業活動やフォロー

既存顧客への営業活動やフォローを行うために、お客様に時間を作ってもらいます。
相手の営業担当者も、時間に追われていることが多いので、その点を考慮した日程調整メール作成が必要になります。

営業が日程調整メールを作成する時のポイント5つ

営業が日程調整メールを作成する際、ポイントになるのは5つです。

件名(タイトル)に簡潔に要件を書く

日程調整メールの件名(タイトル)には、簡潔に要件を書きましょう。

お客様は日々多くのメールを受信するので、優先順位が高そうなメールからチェックするものです。
そのとき、例えば「この間の件です」のようなメールの中身が分からないような件名だと、後回しにされがちです。

件名の例文

【日程調整のお願い】〇〇株式会社
【株式会社〇〇】新規お取引のお願い
【商品××】のお届けに関する日程について

複数の日程を書く

日程調整メールを送る際に、日程は複数記載するようにしましょう。

メリットは下記の通りです。

  • 都合が合う確率が高くなるので、メールのやり取りがスムーズに行える
  • 複数提示することにより「お客様との打ち合わせが大事」だと伝えられる

その為、3~5個程度の希望日時を提示しましょう。

候補日程の例文

下記日程のご都合はいかがでしょうか。
・○月○日(○)13:00~17:00
・○月○日(○)10:00~13:00
・○月○日(○)終日

日程調整ツールを活用する

お客様に候補日程を提案する際、TimeRexなどの日程調整を自動化するツールを活用する方法があります。

空き予定を確認し、メールへ記載・仮予定の登録というように、候補日程の提案は時間がかかります。
そこで、GoogleやOutlookカレンダーと同期し、空き予定だけを自動抽出してくれる日程調整ツールを活用する人が増えています。

日程調整ツールを活用すると、候補日程の提案は空き予定を同期したURLを転記するだけで完了するので、時間短縮につながります。

日程調整ツールを活用した例文

以下URLより、ご都合の良い日程をお選びください。
https://timerex.net/XXXXXXXXXXXX

日程が合わない場合は希望日程を教えてもらう

こちらが提示した希望日程に対し、お客様の都合がつかない場合は、返信時に希望日程を教えてもらいましょう。
その結果、メールを行う回数が1つ減るので、お互いにとって時間の短縮になります。

宛名は正しく表記する

お客様の宛名(会社名/部署名/役職)は、正しく表記しましょう。

株式会社を(株)と略したり、部長様などの役職名の間違った使い方をしないように心がけます。
部署名が長すぎる場合には、会社名と名前だけでも問題はありません。

正しい表記の例

  • 株式会社×× 営業2部 ○○部長
  • 株式会社×× 課長 ○○様

誤った表記の例

  • 株式会社×× システム部 ○○係長様(役職名に敬称はつけない)
  • (株)××  ○○部長(株式会社を略さない)

宛先「To/Cc」をうまく使い分ける

日程調整メール送信時の宛先「To/Cc」を、うまく使い分けましょう。

例えば、打ち合わせに出席する人が、複数名の場合があります。
お客様が既存顧客の場合には、同席する人のメールアドレスを把握していることもあるでしょう。

その場合には、あて先を下記のようにすると良いです。

To

先方の直接やり取りをしている担当者

Cc

打ち合わせに同席する他担当者

Toに先方の担当者だけを入れるより、Ccにも関係者を入れた方が、日程調整にかかるトータル時間の短縮が期待できます。
何故かというと、全員がこちらの提示した希望日程を確認するので、先方の担当者が各自に日程確認をするよりスムーズだからです。

営業が日程調整メールを送る時に使える参考例文

▼件名
【株式会社○○】日程調整についてのお願い

▼本文
××株式会社 営業3部1課 ○○部長

お世話になっております。
株式会社○○の△△でございます。

いつも弊社のソフトウェア「○○」をご利用いただき、ありがとうございます。

先日、本ソフトウェアに対してご要望いただいた内容をもとに、弊社のシステム事業部内で打ち合わせを行いました。

その内容をまとめましたので、○○様のご都合がよろしい時に、お時間を頂戴いただければと存じます。

御社を訪問させていただきたく、お願い申し上げます。

下記にいくつか日程を記載させていただきました。
・○月○日(月)14:00~17:00
・○月○日(木)13:00~18:00
・○月○日(金)終日

こちらの希望を申し上げてしまいましたが、ご都合が合わないこともあるかと思います。

その場合には大変お手数ではございますが、○○様のご都合のよろしい日程をいくつか頂けますとありがたいです。

ご多忙の中とは存じますが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。

営業の日程調整メールは、今後の営業活動にも影響

日程調整メール作成は、今後の営業活動にも関わってきます。
何故かというと、メール作成に費やす時間が減ると、営業活動に使える時間が増えるからです。

またメール対応のスムーズさを見て、お客様も「この人はできる営業だ」という印象を持つものです。
日程調整メール1つで、お客様からの信頼感を上げることができます。

日程調整メールのポイントをおさえて効率化し、できる営業としての一歩を踏み出して下さい。

 

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