ビジネスにおいて必要不可欠でありながら、苦手意識を持つ人も多い「日程調整」。普段何気なく行っている日程調整には実は様々な課題があります。日程調整を効率化することは業務の効率化につながると言っても過言ではありません。
顧客との商談・採用の面接・社内の打ち合わせなど、ビジネスにおける様々なシーンで共通して必要なのは、日程調整です。
フィールドセールスにインサイドセールス、人事、カスタマーサクセスなど、職種を問わず日程調整が不要なビジネスマンはいないでしょう。
「面倒だから」とついつい後回しにしてしまってなかなか日程が決まらなかったり、上手く調整できずに外出→社内会議→外出などの効率の悪い予定になってしまった経験はありませんか？
日程調整の「面倒」や「課題」を解決するためには、日程調整ツールの活用が必要です。
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実は課題だらけの日程調整
「自分の空き時間を確認した後、3つほど候補を提出して相手に返答してもらう」という手順で日程調整をしていませんか？
特に疑問を抱くことなく、新卒の時に教えてもらった日程調整のやり方を今でもそのまま続けている人は多くいます。
しかし改めて考えてみると、従来の日程調整方法には多くの課題があります。
日程調整にかかる工数
まず、日程調整には多くの工数がかかっています。
- 自分のカレンダーを確認して候補日程を決める
- 候補日程を仮押さえする
- 相手に候補日程を連絡する
- 相手から返答をもらう
- 自分のカレンダーで仮押さえから確定に変更する
- 残りの仮押さえを削除する
1件の日程調整が確定するまでには5分から10分の時間が必要で、さらに相手の返答を待つ時間もあります。
日程調整の課題
1対1の日程調整ですら約10分かかりますが、同席者が増えれば増えるほど当然必要な時間も増えます。
さらに、相手から「どの候補日程も都合がつかない」と返答されれば、工程を一からやり直さなくてはいけません。
また、自分の予定を仮押さえを忘れてしまい、予定がダブルブッキングしてしまった経験のある人もいるでしょう。
このように、日程調整には
- 調整人数に比例する作業コストの増加
- 返答次第では一からやり直す可能性
- ダブルブッキングのリスク
- 移動時間が考慮されていない無理なスケジューリング
- 仮押さえによる他予定の調整の難航
などの課題があります。
これらの課題によってあなたの業務は圧迫されていませんか？
日程調整ツールとは
日程調整ツールとは、社内会議・商談・イベントなどの日程調整に特化したツールです。
アンケート形式で参加不参加を集計したり、GoogleやOutlookカレンダーとの同期で自分の空きスケジュールを自動抽出してくれたりします。
中には日程調整完了後に相手への確定連絡などを自動送信してくれるツールもあり、日程調整の手間を極限まで減らしてくれます。
おすすめの日程調整ツール5選
ビジネスに活用できる、おすすめの日程調整ツール5選を徹底比較していきます。
TimeRex
TimeRexは、ミクステンド株式会社が提供する日程調整自動化ツールです。
Googleカレンダー / Office365 Outlook予定表とリアルタイムに連携できることが特徴です。
予定に合わせて所要時間や移動時間を設定した日程調整カレンダーを作成すると、同期したカレンダーを考慮して候補日程を自動でリストアップしてくれます。
あとはURLを調整相手に送り、希望日程を選択してもらうだけで日程調整が完了します。
TimeRexには無料で使えるフリープランがあります。
使用感が気になる人は一度登録して利用してみるのもいいでしょう。
有料のベーシックプラン・プレミアムプランでは日程調整カレンダーが複数作成できたり、同席者を考慮した日程調整も可能になります。
プレミアムプランでは、さらにフォームのカスタマイズや予約情報のCSV出力などができます。
料金は、以下の通りです。
- フリープラン：無料
- ベーシックプラン：750円/ユーザー/月
- プレミアムプラン：1,250円/ユーザー/月
調整さん
調整さんはTimeRexと同じくミクステンド株式会社が提供する日程調整ツールです。
TimeRexと違い、調整さんはあらかじめ指定した日程の参加不参加を問うアンケート形式になっています。
「30秒でつくれる！カンタン出欠表」のコンセプト通り、イベント名と候補日程を入れるだけで出欠表ページを作成することができます。
特に、全員参加ではないが一番参加者の多い日程で開催したい社内会議などの日程調整に向いています。
調整さんは完全無料で利用することができます。
伝助
伝助は株式会社インフォアローが提供する日程調整ツールです。
指定した日程の参加不参加を問うアンケート形式になっています。
回答を自動で集計し、一番参加者の多い日程がハイライト表示されたり、回答の登録や更新が行われた際に通知が届くなどの昨日があります。
伝助はすべての機能を無料で利用することができます。
以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカー
以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカーは白坂翔さんが個人で開発・運営する日程調整ツールです。
候補日程をメールに書くとき、曜日や時間の全角半角や変換を面倒に思ったことはありませんか？
以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカーでは、直感的な操作で日時の入力が可能です。
カレンダーと30分刻みの時刻一覧から希望の日時を選択するだけで、候補日程の一覧を作成することができます。
以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカーは、無料で手軽に効率化を進めたい方におすすめです。
Doodle
DoodleはスイスのDoodle AGが提供する日程調整ツールです。
英語表記ですが、直感的に操作できる仕様になっているため利用に問題はないでしょう。
DoodleはGoogleカレンダー・Outlookカレンダーなどと同期することができます。
候補日程は自分で選択しますが、選択画面で同期したカレンダーの予定も確認できるので、ブラウザやアプリを切り替えて確認する必要がありません。
また、Doodle上から相手にメールを送ることができ、候補日程の選択と連絡がDoodle1つで完結します。
料金は、以下の通りです。
- Starter：$4.49/ユーザー/月
- Pro：$5.99/ユーザー/月
- Team：$30.00/ユーザー/月
- Enterprise：要問合せ
Pro・Teamプランではカスタムロゴの設定やSlackとの連携が可能です。
日程調整ツールを活用して業務効率UP
日程調整ツールには自分で候補日程を選択してアンケートを取る形式のものから、自動で空き予定を抽出してくれるものまで様々な種類があります。
もちろん全てを自動化できれば最善ですが、効率化したい工程や向いている日程調整の種類、料金などを考慮したうえで最適な日程調整を選んでください。
日程調整ツールを活用することで、他の業務に回せる時間を増やすことができます。
一度日程調整ツールを活用すると、もう今までの調整方法に戻ることはできなくなるでしょう。
