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日程調整自動化ツール「TimeRex(タイムレックス)」の使い方を徹底解説!

TimeRexは「日程調整用URLの作成」「相手にURLを送る」の2ステップで日程調整が自動化できるツールです。普段使っているカレンダーやWeb会議ツールと連携し、日程調整が効率化されます。フリープランもあり、日程調整回数が少ない人も気軽に利用できます。

日程調整自動化ツール「TimeRex(タイムレックス)」の使い方を徹底解説!

日程調整を効率化したくてTimeRex(タイムレックス)に興味があるけど、

  • TimeRexって何?
  • どんな機能があるの?
  • 料金は?
  • どうやって使うの?

という疑問を持っている方向けに、TimeRexの使い方について詳しく解説していきます。

導入を検討している方や、導入したばかりでまだ使い方がよくわからない方は、ぜひ本記事を参考にしてください。

TimeRexのWebサイトを見る

TimeRex(タイムレックス)とは?

TimeRex(タイムレックス)は、調整さんを運営しているミクステンド株式会社が提供する日程調整自動化ツールです。

一口に「日程調整」といっても、友人との食事やサークルの集まり、英会話教室の予約やバイトの面接などさまざまですが、TimeRexは特にビジネスシーンでの日程調整に向いています。

TimeRexの特徴は次の5つです。

  • Googleカレンダー&Outlook予定表とリアルタイムに相互連携
  • URLを送るだけで日程調整が完了
  • 日程調整が完了した予定はカレンダーに自動登録
  • Web会議ツールのURLを自動で発行
  • 基本機能はずっと無料で使える

各特徴を一つずつご紹介していきます。

Googleカレンダー&Outlook予定表とリアルタイムに相互連携

TimeRexは普段使っているGoogle・Microsoftアカウントでログインするだけで連携ができます。

日程調整相手が希望の日程を選ぶ時、リアルタイムであなたのカレンダーの予定が反映されるので、ダブルブッキングの心配がありません。

URLを送るだけで日程調整が完了

日程調整相手にメール等でTimeRexの専用URLを送るだけで日程調整が完了します。

日程候補のピックアップや仮予定の登録など、日程調整にかかっていた時間は95%以上削減できます。

日程調整が完了した予定はカレンダーに自動登録

TimeRexを使って日程が確定した予定は、連携しているカレンダーに自動で予定登録されます。

登録の手間がなくなるだけでなく、「日時を誤ってカレンダーに登録してしまう」などのミスもなくなります。

Web会議ツールのURLを自動で発行

Zoom・Microsoft Teams・Google Meetと連携することができ、連携すると日程調整と同時にミーティングURLが自動で発行されます。

日程調整後にミーティングURLを手動で発行する手間も、URLを日程調整相手に伝え忘れるミスもなくなります。

基本機能はずっと無料で使える

TimeRexにはずっと無料で使えるフリープランがあります。

日程調整用URLの作成やWeb会議ツールとの連携など、基本的な機能はフリープランでも使えるので、日程調整回数が多くない人も気軽に利用できます。

TimeRexを使うための準備

TimeRexを使うためには「アカウント登録」と「初回設定」が必要です。

アカウント登録

まずTimeRexのサイト上にある「今すぐ無料で使ってみる」というボタンから、アカウント登録に進みます。

登録にはGoogleアカウント・Microsoftアカウントを利用することができます。
Google カレンダーと連携したい人はGoogleアカウント、Outlook予定表と連携したい人はMicrosoftアカウントを選択しましょう。

Google・Microsoftのアカウントを選択し、カレンダーとの連携を許可するとアカウント登録は完了です。

次に、初回設定に進みます。

初回設定

まずは「マイスペースID」と「表示名」を決めます。

マイスペースIDは専用URL(日程調整カレンダー)の一部になるので、 個人名や会社名・サービス名にすると良いでしょう。
なお、マイスペースIDは後から変更することができません。

表示名は日程調整相手に表示されます。
個人名や「**サポート担当」「**事務局」といった名前にすると、伝わりやすいでしょう。
表示名は後から変更することも可能です。

連携するカレンダーとタイムゾーンを設定します。

アカウント登録に使用したGoogle・Microsoftアカウントが所有するカレンダーの中から1つを選択して連携します。
国内で利用する人は、タイムゾーンは「アジア/東京」のままで問題ありません。

あなたの普段のスケジュールを設定します。
これは営業時間、あるいは日程調整の受付時間を意味します。

以上の5項目を設定するだけで初回設定は完了です。

「ダッシュボードに移動する」をクリックし、いよいよ日程調整に進みましょう。

TimeRexを使った、たった2ステップの日程調整方法

TimeRexは
(1)「日程調整カレンダー」(専用URL)の作成
(2)日程調整カレンダーURLを相手に送る
のたった2ステップで日程調整をすることができます。

(1)日程調整カレンダーを作成する

ログイン後、ダッシュボードの「日程調整カレンダー作成」をクリックすると、日程調整カレンダー作成画面に移動します。

日程調整カレンダー作成_1

基本設定では「日程調整カレンダー名」「所要時間」「移動時間」を設定します。

日程調整カレンダー名は、相手が日程調整カレンダーURLを開いた時に表示されるほか、連携カレンダーに予定が自動登録される時の予定名の一部になります。

移動時間を設定すると、所要時間+移動時間から「確保する時間」を自動で計算します。
確保する時間に合わせて日程候補が表示されるので、移動時間を考慮し忘れるなどのミスを防ぐことができます。

Web会議ツールとの連携を選択します。
連携できるWeb会議ツールはZoom・Google Meet・Microsoft Teamsです。

Web会議ツールを連携すると、日程調整完了と同時にミーティングURLが自動で発行されます。
また、発行されたURLは連携カレンダーの予定にも記載されるほか、日程調整相手に届く通知メールにも記載されます。

Web会議連携機能を利用する場合、あらかじめアカウント設定内のサービス連携からWeb会議ツールとの連携を設定する必要があります。

「上記の内容で日程調整カレンダーを作成する」ボタンをクリックすると、日程調整カレンダーの作成は完了です。

(2)作成した日程調整カレンダーのURLを相手に送る

日程調整カレンダーの作成が完了後は、「URLコピー」ボタンをクリックし、メール等に貼り付けて日程調整相手に送ります。

日程調整カレンダーURLを受け取った時の操作

受け取った日程調整カレンダーのURLにアクセスすると、その時点での日程候補が表示されるので、希望の日時を選択します。

日程選択後は情報入力画面で必要な項目を入力します。
デフォルト項目は、「会社名」「名前」「メールアドレス」「コメント」の4項目(名前・メールアドレスは必須)です。

「上記の内容で日程調整を完了する」をクリックすると、日程調整は完了です。

日程調整完了画面では確定した日程の詳細やメッセージを確認することができます。

日程調整が完了すると、情報入力画面で入力したメールアドレス宛に日程調整完了の通知メールが届きます。

TimeRexのプランと料金・機能

TimeRexにはフリープラン・ベーシックプラン・プレミアムプランの、3つのプランがあります。

各プラン料金は、以下の通りです。
フリープラン:0円
ベーシックプラン:750円(税抜)/ライセンス/年払い、900円(税抜)/ライセンス/月払い
プレミアムプラン:1,250円(税抜)/ライセンス/年払い、1,500円(税抜)/ライセンス/月払い

ベーシックプラン・プレミアムプランは契約期間を月払いと年払いから選択できます。

また、ベーシックプラン・プレミアムプランではチームの作成が可能です。
チームを作成することで、何人かのチームメンバーの予定から日程候補を表示するなど、複数人のスケジュールを考慮した日程調整ができます。

複数人でチームを作成するには、チームの人数分のライセンスが必要です。
つまり、ベーシックプラン年払いで5人のチームを作成する場合、月額料金は750円×5ライセンス=3,750円(税抜)となります。

支払いは基本的にクレジットカードです。
チームの人数分のライセンス利用料がまとめてチームのオーナーに請求されます。

フリープランでできること

フリープランでは基本的な日程調整機能が揃っています。

・日程調整回数 無制限
・日程調整カレンダー1
・自分1人と相手1人の日程調整
・Web会議ツール連携
・日程調整ページの埋め込み
・リマインドメール

日程調整回数が少ない人や、操作感を確かめたい人もまずは気軽にフリープランに登録してみてはいかがでしょうか。

ベーシックプランでできること

ベーシックプランでは、フリープランの機能に加えて以下のことができます。

・日程調整カレンダー数 無制限
・複数人のスケジュールを考慮した日程調整
・通知先メールアドレスの追加
・日程候補の表示間隔の変更
・個別の時間帯設定

ベーシックプランからは、「全員が空いている日程を表示」「1人以上が空いている日程を表示」といった複数人のスケジュールを考慮した日程調整が可能になります。

プレミアムプランでできること

プレミアムプランでは、ベーシックプランの機能に加えて以下のことができます。

・日程調整時の設問項目カスタマイズ
・外部ツールとのAPI連携(Webhook)
・調整済み予定のCSV出力
・埋め込みのカスタマイズ

「日程調整時の設問項目カスタマイズ」は、日程調整カレンダーURLを送った相手が日程選択後に情報入力画面で入力する項目の追加・変更・削除ができる機能です。

テキスト・チェックボックス・ラジオボタン・セレクトメニューの回答形式が利用できるので、打ち合わせ前の事前アンケートに活用できます。

TimeRexの導入事例

TimeRexは2020年1月にリリースされ、2021年3月時点で登録者数が20,000人を突破しています。

導入企業は

  • 株式会社カヤック
  • 株式会社才流
  • 株式会社アドレス
  • Nagatacho GRiD

などです。

導入事例の詳細は、TimeRexのサイト上に公開されています。
https://timerex.net/case

まとめ

TimeRexはアカウント登録〜日程調整の完了まで、ユーザーの立場でも、日程調整相手の立場でも、使いやすい日程調整ツールではないでしょうか。
また、フリープランはずっと無料で使えるため、日程調整回数が多くない人も気軽に導入することができます。

TimeRexを活用して、面倒な日程調整業務を自動化しましょう。

TimeRexのWebサイトを見る

 

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