就職・転職活動において面接日程調整メールは、大切な面接を行うために必要なことであり、就活生・社会人には必ず経験する通過点です。
その中で重要視されるのが、返信メールのビジネスマナー。面接よりも先に企業と接する機会でもあるため、返信内容によってその人自身の印象を左右することもあります。
場合によっては、返信内容だけで悪い印象を持たれてしまう可能性もあるということです。
ここでは、面接日程の返信メールで恥をかかないために、基本的な返信方法や意識する点、連絡のタイミングなど、ビジネスマナーと合わせて解説します。
日程調整のメール内容によって、評価が左右されるケースがある
ビジネスシーンにおいて、メールでのやり取りは必要不可欠。面接での返信メールだけではなく、就職後もメールにおいてのビジネスマナーが守られているかや、返信の早さ・タイミングなどを、さまざま観点で見られている可能性が大いにあります。
何気ない日程調整のメールやり取り内でも、その人自身の印象を大きく左右するほか、面接の評価に影響する可能性も考えられるため、普段友人とのメールのやり取りとは違った「ビジネスマナー」を意識した返信を学び、実践しましょう。
面接日程の調整をメールでする際のビジネスマナー
メールを返信するにあたって大切なのは言葉使いはもちろん、返信する時間やタイミング、記載する内容など注意する点があります。
普段意識的に行っていることが間違っている場合もあるため、改めてメールでのビジネスマナーを学んでいきましょう。
メールの返信は必ず「24時間以内」に
応募先企業から面接日程に関してのメールが届いたら、必ず24時間以内には返信するように心がけましょう。
企業が相手にしているのは、あなた1人ではありません。複数人数の相手をしているため、返信が遅ければ遅いほど面接日程の調整が難航したり、その時間通常の業務を行えず企業全体に迷惑がかかる場合も考えられます。
24時間以内がどうしても厳しい場合でも、メールを確認したタイミングで返信するようにしましょう。
メール返信のタイミングは、企業側の営業時間内に送るのがマナーで、一般的に好まれる時間帯は午前10時から午後18時の間といわれています。しかし、これは業種によってことなるため、必ず応募先企業の営業時間は把握しておきましょう。
営業時間外に返信する際は、「営業時間外に申し訳ございません」など、一言文章を添えることも大切です。
また、返信が遅いと不利になるのは、自分自身ということを覚えていてください。
面接日時が希望通りにならなかったり、面接枠が空いてないなど、面接の機会を失う可能性もございます。
提示された日程で面接ができない場合、その有無をしっかり伝えることも重要です。
その際は必ず、可能な面接日程の提示や、不確定の場合、確定事項を返信できる日程やタイミングを明確に伝える必要があるので注意してください。
返信内容には必ず「お礼と署名」を記載する
メールを頂いたらまず、お礼の気持ちを添えましょう。
「お忙しい中、ありがとうございます」や「面接日程の調整ありがとうございます」など誠実で気持ちのこもった文面であれば、受け取った企業側も礼儀のある人だと好印象に受け取ってくれます。
また、忘れがちなのが「署名の記載」です。
企業側は、応募者全員のメールアドレスや名前を把握しているわけではありません。
そのためどれだけ短文の返信であったとしても、「名前」「メールアドレス」「電話番号」の記載は忘れないようにしましょう。
メールを返信する際に件名はそのままで「Re:」も残しておく
件名は企業側がどのようなやり取りを誰としていたか、確認するために必要なものです。
そのため、書き換えたりはしないほうがいいでしょう。
件名の欄にお礼を記載する返信メールが、正しいと誤認している人も多くいますが、これはやり取りの内容を混乱させてしまう恐れがあるため、あまりおすすめはできません。
また、親切心から返信の際に付いてくる「Re:」を全部消してしまう人もいますが、これは受信したメールが返信メールであるという目印になるため、全部消さないようにしましょう。
何度もやり取りを重ね「Re:」が増えてしまう場合は、1つずつ消し、件名が埋もれないようにすると、親切心が伝わりやすいです。
在職中の会社メールアドレスは必ず使用しない
在職中の人限定の注意点になりますが、在職中の会社アドレスは転職活動には使用しないようにしましょう。
応募先企業に、「非常識な人」というレッテルを簡単に貼られてしまいますし、自分の会社でも同じことをされかねないと思われてしまいます。
メールアドレスの管理がむずかしい人は、転職用のアドレスを作ることで、他のメールと混ざらず管理できるため、試してみてはいかがでしょうか。
面接日程のメール返信の際に書く内容について
面接日程のメール返信には、大きく分けて2つのパターンがあります。
1つは、「面接希望日を自分で決められる場合」。
2つ目は、「応募先の掲示した日程で調整できない場合」です。
それぞれ、書く内容がことなるため、自分自身の状況に合わせて参考にしてください。
面接希望日を自分で決められる場合は「複数候補を設定」
面接希望日を自分で決められるのは場合の多くは、企業から指定日がないこと、もしくは複数候補日があることの、どちらかのパターンがほとんどかと思います。
その場合、ピンポイントな日時希望1つを提案するのではなく、面接可能な日を最低でも3つは用意しておくことがポイントです。
あくまでも、主導権は企業側。応募先企業が都合を合わせやすいよう、提案する際も配慮すると印象もいいでしょう。
あまり先過ぎる日程の提案も、企業側の都合が合わせにくくなるため迷惑になる可能性も。
近々で空けられる日がどうしても1日しかない場合は、時間帯を複数伝え選んでもらうようにしましょう。
応募先の掲示した日程で調整できない場合は「希望日を提案」
この場合必ず、掲示された日程で調整できないことへの謝罪を、まず文面で添えましょう。
その上で提案することが、ポイントになります。
希望日を提案する場合は、自分で決められる場合同様、掲示した日程からかけ離れた日程を選ぶのは控えてください。
掲示日となるべく近い日程を選ぶことで、前向きに面接へと望みたい気持ちを伝えらえます。
また、調整できない理由は「諸事情」で簡潔に片付けるのではなく、なるべく明確に伝えることで、誠実さを応募先企業に与えられるので短文でもいいので理由を記載しましょう。
パターン別｜面接日程メール返信のポイント
面接日程のパターンをさらに細分化し、3つのパターン別に返信する際におさえておきたいポイントについて、詳しく解説します。
自ら面接希望の候補日を送る場合
面接希望日を自ら送る場合は、必ず候補日を3つ程度提案するようにしましょう。
前述でも述べましたが、選んでもらう体制をこちら側で整えることが、自分の希望を伝える上で大切です。
また、希望の時間を伝える際には、この提示している時間は面接開始時間だ、と伝わるように「○時～面接開始希望」「○時～○時まで面接可能」など記載するよう心がけましょう。
「○時～」という記載だけの場合、この時間以降なら開始・終了いつでもいいのかと誤認される恐れがあります。
ここまで指定することで迷惑にならないか、という不安をもつ人もいるかと思いますが、決してそんなことはなく、面接に対してどれだけ前向きに取り組みたいかという気持ちを伝えることが大切なので、事前に相談という形で提案してみましょう。
応募先から面接候補日の指定がある場合
近年の就職活動において、このパターンが比較的多いかと思います。
応募先からの面接候補日は、少なくても3日～5日指定がある企業がほとんどです。
そういった場合、指示がなくても候補日の中から複数日選択しましょう。
ピンポイントで1日だけ選択したとしても、その日が定員オーバーの場合別日を指定してくださいと、ほぼ確実に言われます。
このやりとりが長ければ長いほど、応募先の面接や業務を滞らせてしまっていることになるため、事前に選択しておくのが無難です。
希望日程の記載方法として、「○月○日（○曜日）○時～」と時間に希望がある場合は必ず記載しましょう。
応募先の面接候補日内での調整がむずかしい場合
必ず最初に、候補日内での面接ができないことに対して、お詫びの一文を添えましょう。
その次に、調整できない理由を明確に記載してください。前述でも述べましたが、「諸事情により」という内容は印象が悪いため避けたほうが無難です。
理由まで記載した後は、可能な日程を複数提示し、応募先の企業側が選びやすい状態にしておくのがポイントです。
なるべくレスポンスの回数が少なくて済むような返信を心がけることで、面接までスムーズに辿り着けます。
既に面接日程が決まっていたが変更をしたい、といった場合でも、これらのポイントを意識して返信するといいでしょう。
万が一、面接を辞退・キャンセルする際のマナー
企業は、採用までのスケジュールを組んで面接を行っている所がほとんどです。
どんな理由や事情があれ、面接を辞退・キャンセルするということは、応募先企業に多大な迷惑がかかってしまうということは、念頭に置いておきましょう。
不可抗力であったとしても、応募先からするとその事情を汲み取っている時間はありません。
そのため、面接の辞退・キャンセルにおいてなによりも大切なのが「迅速な対応」です。
注意すべき点をおさえ、万が一同じ状況になってしまっても、冷静に対応できるようにしておきましょう。
辞退・キャンセルの連絡は、できるだけ早く
面接辞退を決めた時点で、企業へ必ず連絡を取りましょう。
企業側は、面接のためにスケジュールや人員を割いています。それが丸々空いてしまうため、連絡が遅いと企業全体へ迷惑をかけてしまいます。
面接予定日まで余裕があったとしても先延ばしにせず、少しでも早く対応しましょう。
また、前日や当日やむを得ず辞退となった場合、メールではなく必ず電話にて辞退を伝えることがマナーです。
連絡なしの「面接スルー」は非常識のレッテルを貼られる場合も
面接辞退は気が引けてしまい、連絡するのが億劫になってしまうことも大多数の人が経験したことでしょう。しかし、連絡もせず無視する「面接スルー」は、社会人としてのマナーとしては最低のことで、非常識のレッテルを貼られてしまいます。
辞退するからこの企業とはもう関わることはないだろう、と安心していても、何かしらのタイミングで面接スルーしてしまった企業と新しい勤務先で関わる可能性も。そうなった時、新しい勤務先での印象も悪くなる恐れがあるので、注意しておきましょう。
面接日程のメール返信内容は面接前の試験
面接日程のメール返信は、面接前の試験といっても過言ではありません。
面接では、履歴書や人相、話し方や服装などを見られるため、各々得意なところを活かしたりカバーして補えますが、メールはそう簡単ではなく、企業側は文面だけで人を判断し、面接を行うか否かを判断します。
一方、就職活動中の人は、その関門を突破する必要があるのです。
面接まで辿り着かない場合や、面接を行ってもメールの印象が悪ければマイナスからスタートすることもありえます。
逆に言えば、メールの印象でプラスからスタートできる場合もあるのです。
たかがメール、されどメールという気持ちで気を引き締め、ビジネスマナーのあるメール返信を心がけてください。
