商談・面接・打合せなどの日程調整はビジネスにおいて避けることができません。一方で日程調整メールに苦手意識を持つ人も多くいます。件名や本文の書き方のポイントを押さえれば、日程調整メールはもっと簡単にもっと効率的になります。
チャットツールの導入が進んでも、メールはビジネスにおけるコミュニケーションの主流であり続けています。
特に打ち合わせの訪問やweb商談、カスタマーサポートの対応訪問、面接、会食、社内会議などビジネスにおける様々なシーンの日程調整がメールで行われています。
一方で、日程調整メールが苦手・面倒という人は多いのではないでしょうか。
「どういう文章なら相手に失礼がないか」を考えることは重要ですが、そこにばかり時間を取るわけにはいきません。
日程調整メールを送る目的は「相手に自分とのスケジュールを確保してもらう」ことです。
そして、日程調整そのものよりも、訪問や面接といった「日程調整の先にある予定」の方が当然重要です。
そのため、ポイントを押さえた日程調整メールを書けるようになると、本来の予定のために準備する時間を作ることができます。
Contents
日程調整メールの書き方のポイント
日程調整メールには、簡潔に書くための5つのポイントがあります。
件名は要件を簡潔に述べる
件名には案件や打ち合わせの内容、社名などを簡潔に入れましょう。
「打ち合わせの件」や「web商談の件」だけでは、メールを受け取った相手がどの会社とどういう内容についての連絡なのか、メールを開かなければ判断することができません。
ひと目で内容のわかる件名をつけましょう。
すみかっこ【】でプロジェクト名や会社名を強調させるのも効果的です。
件名はメールボックスを開いて一番最初に目にするものです。
「重要なメールではない」と判断されたメールは、確認を後回しにされる可能性もあります。
件名の例文
日程調整の目的を書く
メール本文には案件や問い合わせ内容、会議の議題など日程調整の目的を書きます。
内容やアジェンダすべてを書く必要はありません。
あくまで目的だけを1・2文で簡潔に伝えることが重要です。
データや資料など相手に事前準備が必要な場合は、準備を依頼することも書きましょう。
目的の例文
当日は製品に連携したいデータのご用意をお願いいたします。
所要時間と実施場所を書く
相手に確保して欲しい時間が「1時間」なのか「2時間」なのか、想定する所要時間を書きます。
また、実施する場所も重要な項目です。
相手に来社してもらうのか、こちらが訪問するのか、オンラインで行うのかによって前後の予定との調整が変わりますよね？
会食などで、メールを送る時点でまだ場所が決まっていない場合はおおまかなエリアだけでも書きましょう。
所要時間と実施場所の例文
会場は弊社を予定しております。お手数をおかけいたしますがご来社をお願いいたします。
日程候補は3つ以上出す
日程調整メールで一番重要な日程候補は3つ以上提案しましょう。
「15日の10:00～11:00」のように日時をピンポイントで指定するのは、相手の都合を考えていないため失礼にあたります。
また、その時間で相手の都合がつかない場合に、日程候補を再度選んで連絡しなければならないので、メール一往復分の時間を無駄にしてしまいます。
自分のスケジュールを確認し、所要時間＋移動時間を確保できるところから候補を提案しましょう。
提案した日程で相手の都合が悪い場合は、再度調整するつもりであることも忘れず書きます。
日程候補はメールを送る当日や翌日にしてはいけません。
相手がメールをいつ確認するかわからないうえ、直近過ぎると相手の都合が悪い可能性が高いからです。
翌週や翌月など、メールを送るタイミングから少し開けて日程候補を出しましょう。
また、相手に日程候補を伝えると同時に、他の予定とダブルブッキングしないように自分の予定を仮押さえしておくことも重要です。
候補日程の例文
・○月○日（○）13:00～17:00
・○月○日（○）終日
・○月○日（○）10:00～13:00
いずれもご都合がつかない場合は再度調整いたしますので、遠慮なくお申し付けくださいませ。
日程調整ツールを活用する方法
日程候補を提案する際、TimeRexなどの日程調整を自動化するツールを活用する方法があります。
空き予定の確認・メールへの記載・仮予定の登録というように、日程候補の提案は工数がかかります。
そこで、GoogleやOffice365のカレンダーと同期して、空き予定だけを自動で抽出してくれる日程調整ツールを活用する人が増えています。
日程調整ツールを活用した場合、候補日程の提案は空き予定を同期したURLを転記するだけで完了します。
仮予定の登録なしで、ダブルブッキングを避けることができます。
日程調整ツールを活用した例文
https://timerex.net/XXXXXXXXXXXX
返信期限を書く
返信期限を設けることは、失礼ではありません。
期限があった方が相手も対応しやすく、また、もし返信がなかった時に「いつまで待ってからリマインドをするか」に悩む必要がなくなります。
返信期限の例文
日程調整メールの例文
▼件名
【○○プロジェクト】月次報告のお打ち合わせについての日程調整
▼本文
株式会社○○○○
○○ ○○様
いつも大変お世話になっております。
株式会社○○○○の○○ ○○です。
○○プロジェクトの月次報告と今後の戦略に関してお打ち合わせをさせていただきたく、ご連絡いたしました。
貴社にお伺いのうえ、1時間ほどお時間をいただければと存じます。
来週ですと、下記日程のご都合はいかがでしょうか。
・○月○日（○）13:00～17:00
・○月○日（○）終日
・○月○日（○）10:00～13:00
いずれもご都合がつかない場合は再度調整いたしますので、遠慮なくお申し付けくださいませ。
ご多忙の中とは存じますが、ご確認の上、○日までにご返答いただけますと幸いです。
ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。
日程調整メールの目的は相手に時間を作ってもらうこと
日程調整メールは相手に訪問や面接のスケジュールを確保してもらうために行うものですが、重要なのは日程調整の先にある訪問や面接の予定です。
そのため、日程調整メールは「いかに簡潔に」「いかに手軽に」するかを心がけましょう。
日程調整にかける手間や時間を訪問や面接の準備にまわすことで、業務効率化が可能になります。
